CÁCH VIẾT THƯ PHÀN NÀN BẰNG TIẾNG ANH: DÀN Ý VÀ CÁC MẪU THƯ

Khi sử dụng bất kỳ dịch vụ, sản phẩm nào ắt hẳn cũng đôi lần cảm thấy không hài lòng so với mong đợi và kỳ vọng của bản thân. Bạn muốn viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh để phản ánh sự thất vọng của bản thân và muốn nhận được giải quyết thỏa đáng nhưng không biết viết như thế nào? Hãy cùng Tiếng Anh Langmaster tham khảo bài viết dưới đây.

1. Từ vựng khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Từ vựng phổ biến khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Disappointed /ˌdɪs.əˈpɔɪn.tɪd/: Thất vọng
Unsatisfactory /ˌʌn.sæt.ɪsˈfæk.tər.i/: Không thỏa mãn
Concern /kənˈsɜːrn/: Lo ngại
Complaint /kəmˈpleɪnt/: Khiếu nại
Issue /ˈɪʃ.uː/: Vấn đề
Resolve /rɪˈzɒlv/: Giải quyết
Experience /ɪkˈspɪə.ri.əns/: Trải nghiệm
Faulty /ˈfɔːl.ti/: Có lỗi, hỏng
Refund /ˈriː.fʌnd/: Hoàn tiền
Delay /dɪˈleɪ/: Trì hoãn
Inconvenience /ˌɪn.kənˈviː.ni.əns/: Bất tiện
Service /ˈsɜː.vɪs/: Dịch vụ
Poor /pɔːr/: Kém
Quality /ˈkwɒl.ɪ.ti/: Chất lượng
Expectation /ˌeks.pekˈteɪ.ʃən/: Mong đợi
Apology /əˈpɒl.ə.dʒi/: Lời xin lỗi
Compensation /ˌkɒm.penˈseɪ.ʃən/: Bồi thường
Satisfactory /ˌsæt.ɪsˈfæk.tər.i/: Thỏa đáng
Resolve /rɪˈzɒlv/: Giải quyết
Feedback /ˈfiːd.bæk/: Phản hồi
Discrepancy /dɪˈskrep.ən.si/: Sự khác biệt, bất nhất
Inadequate /ɪnˈæd.ɪ.kwət/: Không đủ, thiếu
Misleading /ˌmɪsˈliː.dɪŋ/: Gây hiểu nhầm
Unresolved /ˌʌn.rɪˈzɒlvd/: Chưa được giải quyết
Substandard /ˌsʌbˈstændəd/: Dưới chuẩn
Dissatisfied /dɪsˈsæt.ɪs.faɪd/: Không hài lòng
Defective /dɪˈfek.tɪv/: Lỗi, hỏng
Unacceptable /ˌʌn.ækˈsep.tə.bəl/: Không thể chấp nhận được
Negligence /ˈneɡ.lɪ.dʒəns/: Sự cẩu thả, bất cẩn
Mismanagement /ˌmɪsˈmæn.ɪdʒ.mənt/: Sự quản lý kém
Overcharge /ˌoʊ.vərˈtʃɑːrdʒ/: Tính giá quá cao
Malfunction /ˌmælˈfʌŋk.ʃən/: Trục trặc, không hoạt động đúng
Warranty /ˈwɒr.ən.ti/: Bảo hành
Acknowledgment /ækˈnɒl.ɪdʒ.mənt/: Sự thừa nhận
Prompt /prɒmpt/: Ngay lập tức
Resolution /ˌrez.əˈluː.ʃən/: Giải pháp
Unsatisfying /ˌʌnˈsæt.ɪs.faɪ.ɪŋ/: Không làm hài lòng
Investigation /ɪnˌves.tɪˈɡeɪ.ʃən/: Cuộc điều tra
Accountability /əˌkaʊn.təˈbɪl.ɪ.ti/: Trách nhiệm

Xem thêm:

=> TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU - BÀI 28: PHÀN NÀN

=> TỪ VỰNG TIẾNG ANH GIAO TIẾP - BÀI 34: PHÀN NÀN

2. Dàn ý viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Cách viết một lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh, bạn cần phải sắp xếp các ý một cách rõ ràng, mạch lạc nhằm giúp người nhận hiểu rõ vấn đề và tăng cơ hội được giải quyết thành công và nhanh chóng.

Dưới đây là một dàn ý cơ bản để viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo:

2.1 Mở đầu

Giới thiệu bản thân và mục đích viết thư: Hãy bắt đầu thư bằng cách giới thiệu ngắn gọn về bản thân và nêu rõ bạn muốn phàn nàn về một vấn đề cụ thể gì?
Thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ: Cung cấp thông tin cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đã sử dụng và cảm thấy không hài lòng, muốn phàn nàn. Bao gồm tên sản phẩm, ngày mua, số hóa đơn hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan.

2.2 Mô tả vấn đề

Chi tiết về vấn đề: Mô tả chi tiết và cụ thể vấn đề bạn gặp phải, bao gồm bạn đã mua sản phẩm/sử dụng dịch vụ khi nào và ở đâu và tại sao bạn cảm thấy không hài lòng.
Kèm theo bằng chứng: Đính kèm các bằng chứng như hình ảnh, bản sao hóa đơn, email, hoặc bất kỳ tài liệu nào khác có thể chứng minh cho vấn đề bạn mô tả là đúng sự thật.
Ảnh hưởng của vấn đề: Giải thích tác động của vấn đề đối với bạn, cả về mặt cá nhân và tài chính (nếu có).

2.3 Yêu cầu và mong muốn

Biện pháp giải quyết mong muốn: Nêu rõ ràng về những gì bạn muốn công ty hoặc cơ sở kinh doanh thực hiện để giải quyết vấn đề, ví dụ như hoàn tiền, đổi sản phẩm, đưa ra lời xin lỗi, sửa chữa miễn phí, v.v.
Thời hạn mong muốn: Đặt ra một thời hạn hợp lý, cụ thể cho việc giải quyết vấn đề, đồng thời thể hiện sự linh hoạt và sẵn lòng thảo luận để đôi bên cùng vui vẻ.

2.4 Kết luận và kêu gọi hành động

Tóm tắt yêu cầu: Nhắc lại mong muốn của bạn một cách ngắn gọn.
Kêu gọi hành động: Yêu cầu một phản hồi trong một khung thời gian nhất định, thể hiện sự mong đợi một giải pháp từ phía công ty hoặc cơ sở kinh doanh.

2.5 Lời cảm ơn và kết thúc

Cảm ơn người nhận đã dành thời gian xem xét vấn đề của bạn.
Cung cấp thông tin liên lạc của bạn để người nhận có thể liên hệ dễ dàng hơn sau khi nhận thư.

Lưu ý khi viết thư phàn nàn:

Giữ tính chuyên nghiệp và lịch sự: Dù bạn có thể cảm thấy thất vọng hoặc tức giận, việc duy trì một tông giọng lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc cá nhân hóa vấn đề.
Rõ ràng và chi tiết: Hãy mô tả vấn đề và giải pháp một cách cụ thể và rõ ràng, tránh lan man hoặc không rõ ràng. Điều này giúp người nhận hiểu chính xác vấn đề bạn đang đối mặt, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giải pháp.
Kiểm tra kỹ lưỡng: Kiểm tra kỹ lưỡng về ngữ pháp, chính tả và cấu trúc câu trước khi gửi thư. Một bức thư viết tốt sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc của yêu cầu của bạn.
Giữ bản sao của thư và tất cả giao dịch: Điều này quan trọng cho trường hợp cần tham khảo lại hoặc chứng minh giao tiếp với công ty hoặc tổ chức liên quan.

Xem thêm: VIẾT THƯ XIN LỖI BẰNG TIẾNG ANH CHÂN THÀNH, CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

3. Mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh

3.1 Viết thư phàn nàn về sản phẩm bằng tiếng Anh

Tình huống: John Doe đã tin tưởng và mua sản phẩm điện thoại thông minh Tech Gadget mẫu X500 thông qua hình thức trực tuyến.Tuy nhiên chiếc điện thoại không đạt được như kỳ vọng của ông như máy treo, hao pin làm ảnh hưởng đến trải nghiệm và dẫn đến thất vọng. Do đó ông đã gửi thư phàn nàn đến bộ phận chăm sóc khách hàng của Tech Gadget để giải quyết vấn đề này.

John Doe

123 Apple Street

New York, NY, 10001

johndoe@email.com

March 12, 2024

Customer Service Department

Tech Gadgets Inc.

456 Technology Drive

Silicon Valley, CA, 94088

Dear Sir/Madam,

I am writing to express my dissatisfaction with the Tech Gadgets Smartphone Model X500 that I purchased from your online store on February 20, 2024, under the invoice number TG123456.

Regrettably, the smartphone has not met my expectations due to its frequent system crashes and battery drainage issues, which started occurring just two days after the purchase. Such problems are particularly disappointing because they have significantly hindered my work and daily communications.

I had chosen Tech Gadgets because of your company's reputation for high-quality and reliable products. This experience has, therefore, been both surprising and unsettling. According to your warranty policy, customers are entitled to a refund or replacement for products that are found to be defective within 30 days of purchase.

Enclosed are photographs of the defective device and a copy of the purchase receipt as proof of the mentioned issues.

I kindly request that you process a refund or provide a replacement for the faulty smartphone at your earliest convenience. I believe this request is reasonable and anticipate a prompt resolution to this matter.

Thank you for your attention to this issue. I look forward to your reply and hope for a satisfactory resolution. Please contact me at (123) 456-7890 or via the email address provided above.

Yours sincerely,

John Doe

Dịch:

John Doe

123 Apple Street

New York, NY, 10001

johndoe@email.com

Ngày 12 tháng 3, 2024

Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng

Tech Gadgets Inc.

456 Technology Drive

Silicon Valley, CA, 94088

Kính gửi Quý công ty,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng của mình với chiếc điện thoại thông minh Tech Gadgets Mẫu X500 mà tôi đã mua từ cửa hàng trực tuyến của quý công ty vào ngày 20 tháng 2 năm 2024, với số hóa đơn TG123456.

Thật đáng tiếc, chiếc điện thoại không đáp ứng được kỳ vọng của tôi do các vấn đề về hệ thống thường xuyên bị treo và pin nhanh chóng cạn kiệt, bắt đầu xảy ra chỉ hai ngày sau khi mua. Những vấn đề này cực kỳ thất vọng bởi chúng đã ảnh hưởng đáng kể đến công việc và giao tiếp hàng ngày của tôi.

Tôi đã chọn Tech Gadgets vì danh tiếng của công ty về sản phẩm chất lượng cao và đáng tin cậy. Vì vậy, trải nghiệm này vừa bất ngờ vừa làm tôi không thoải mái. Theo chính sách bảo hành của quý công ty, khách hàng có quyền được hoàn tiền hoặc thay thế sản phẩm nếu phát hiện sản phẩm bị lỗi trong vòng 30 ngày kể từ ngày mua.

Tôi kèm theo ảnh của thiết bị bị lỗi và bản sao của biên lai mua hàng làm bằng chứng cho các vấn đề đã nêu.

Tôi mong quý công ty xử lý hoàn tiền hoặc cung cấp thay thế cho chiếc điện thoại thông minh bị lỗi một cách sớm nhất. Tôi tin rằng đây là một yêu cầu hợp lý và kỳ vọng một giải pháp nhanh chóng cho vấn đề này.

Cảm ơn quý công ty đã chú ý đến vấn đề này. Tôi mong chờ phản hồi và hy vọng một giải pháp thỏa đáng. Vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại (123) 456-7890 hoặc địa chỉ email đã cung cấp ở trên.

Trân trọng,

John Doe

3.2 Viết thư phàn nàn về khách sạn bằng tiếng Anh

Tình huống: Jane Doe đã có trải nghiệm dịch vụ lưu trú tại khách sạn Grandview cho kỳ nghỉ của bản thân. Tuy nhiên khi đến sử dụng, hiện thực cơ sở vật chất, dịch vụ của khách sạn khác với mô tả đã quảng bá. Vì vậy bà Jane cảm thấy không hài lòng và đã gửi thư phàn nàn đến bộ phận chăm sóc khách hàng của khách sạn Grandview để giải quyết vấn đề.

Jane Doe

123 Maple Avenue

New York, NY, 10001

janedoe@email.com

March 12, 2024

Customer Service Department

Grandview Hotel

456 Ocean Drive

Silicon Valley, CA, 94088

Dear Sir/Madam,

I am writing to express my disappointment with my recent stay at the Grandview Hotel from March 5th to March 9th, 2024, under the booking reference GV123456.

Upon arrival, I was surprised to find that the room did not match the description provided on your website. Specifically, the room was supposed to have a sea view, but instead, it overlooked the parking lot. Additionally, the air conditioning unit was inoperative, making my stay uncomfortable due to the warm weather.

Moreover, the cleanliness of the room was below expected standards. I encountered stained bed linens and a noticeable amount of dust on furniture surfaces. Despite my requests, these issues were not addressed satisfactorily during my stay.

I chose the Grandview Hotel based on its reputation for excellent service and accommodations. Unfortunately, my experience did not live up to these expectations. As a remedy, I kindly request a partial refund or a discount on a future stay as compensation for the inconveniences experienced.

Enclosed are photographs of the room and a copy of my booking confirmation as evidence of my stay and the issues encountered.

I appreciate your attention to this matter and look forward to a prompt and favorable response. Please contact me at the above email address or phone number.

Yours sincerely,

Jane Doe

Dịch:

Jane Doe

123 Maple Avenue

New York, NY, 10001

janedoe@email.com

Ngày 12 tháng 3, 2024

Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng

Khách Sạn Grandview

456 Ocean Drive

Silicon Valley, CA, 94088

Kính gửi Quý công ty,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự thất vọng của mình với kỳ nghỉ gần đây tại Khách Sạn Grandview từ ngày 5 tháng 3 đến ngày 9 tháng 3, 2024, dưới mã đặt phòng GV123456.

Khi đến, tôi đã bất ngờ khi phát hiện ra rằng phòng không khớp với mô tả trên trang web của quý khách sạn. Cụ thể, phòng được quảng cáo có tầm nhìn ra biển, nhưng thực tế lại nhìn ra bãi đậu xe. Hơn nữa, máy điều hòa không khí không hoạt động, khiến kỳ nghỉ của tôi trở nên khó chịu vì thời tiết nóng bức.

Thêm vào đó, vệ sinh của phòng ở mức dưới tiêu chuẩn mong đợi. Tôi đã gặp phải ga giường bị vấy bẩn và một lượng bụi đáng chú ý trên bề mặt đồ đạc. Mặc dù tôi đã yêu cầu, nhưng những vấn đề này không được giải quyết một cách thỏa đáng trong suốt thời gian lưu trú của tôi.

Tôi đã chọn Khách Sạn Grandview dựa trên danh tiếng về dịch vụ và chỗ ở xuất sắc. Thật không may, trải nghiệm của tôi không đạt được những kỳ vọng này. Như một biện pháp khắc phục, tôi kính đề nghị một phần hoàn tiền hoặc giảm giá cho lần lưu trú tương lai như một sự bồi thường cho những bất tiện đã trải qua.

Tôi đính kèm ảnh của phòng và bản sao xác nhận đặt phòng của tôi như bằng chứng cho kỳ nghỉ và các vấn đề gặp phải.

Tôi trân trọng sự chú ý của quý công ty đối với vấn đề này và mong chờ một phản hồi nhanh chóng và thuận lợi. Vui lòng liên hệ với tôi qua địa chỉ email hoặc số điện thoại trên.

Trân trọng,

Jane Doe

3.3 Viết thư phàn nàn về nhà hàng bằng tiếng Anh

Tình huống: Alex Smith đã tin tưởng những đánh giá trực tuyến và đến trực tiếp nhà hàng Gourmet Bistro để trải nghiệm. Tuy nhiên dịch vụ, thái độ nhân viên kể cả món ăn đều không như mong đợi của ông khiến ông cảm thấy thất vọng. Do đó Alex Smith đã gửi một lá thư phàn nàn đến bộ phận chăm sóc khách hàng của nhà hàng Gourmet Bistro để phản ánh vấn đề và yêu cầu giải quyết.

Alex Smith

789 Pine Road

New York, NY, 10001

alexsmith@email.com

March 12, 2024

Customer Service Department

Gourmet Bistro

123 Foodie Lane

Silicon Valley, CA, 94088

Dear Sir/Madam,

I am writing to express my dissatisfaction with my dining experience at Gourmet Bistro on March 10, 2024. Despite looking forward to enjoying a meal based on the high recommendations, my expectations were far from met.

Firstly, the wait time exceeded 45 minutes, despite having a reservation. Once seated, it took an additional 30 minutes for our order to be taken. Secondly, the food, when it finally arrived, was unsatisfactory. The steak ordered medium-rare was overcooked, and the vegetarian pasta was bland and unappetizing.

Moreover, our waiter seemed disinterested and was not attentive to our needs throughout the evening. Requests for water refills and extra napkins were largely ignored.

I have always regarded Gourmet Bistro as a place of high standards, which is why my recent experience was so disappointing. I believe in constructive feedback and hope that you will take this incident seriously to improve your service quality.

As a gesture of goodwill and to regain my confidence in your establishment, I kindly request compensation in the form of a refund or a complimentary meal.

Attached are copies of the receipt and photos of the served dishes as evidence of my experience.

Thank you for taking the time to address my concerns. I hope to receive a prompt and positive response.

Sincerely,

Alex Smith

Dịch:

Alex Smith

789 Pine Road

New York, NY, 10001

alexsmith@email.com

Ngày 12 tháng 3, 2024

Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng

Gourmet Bistro

123 Foodie Lane

Silicon Valley, CA, 94088

Kính gửi Quý công ty,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng của mình với trải nghiệm ăn uống tại Gourmet Bistro vào ngày 10 tháng 3, 2024. Mặc dù rất mong chờ một bữa ăn ngon miệng dựa trên những đánh giá cao, nhưng kỳ vọng của tôi đã hoàn toàn không được đáp ứng.

Thứ nhất, thời gian chờ đợi đã vượt quá 45 phút, mặc dù đã có đặt chỗ. Sau khi được bố trí chỗ ngồi, chúng tôi phải chờ thêm 30 phút nữa mới được nhận đơn đặt hàng. Thứ hai, thức ăn khi cuối cùng được mang ra lại không như mong đợi. Miếng steak yêu cầu nấu medium-rare lại bị nấu quá kỹ, và món pasta chay thì nhạt nhẽo và không hấp dẫn.

Hơn nữa, nhân viên phục vụ của chúng tôi có vẻ không quan tâm và không chú ý đến nhu cầu của chúng tôi trong suốt buổi tối. Yêu cầu về việc thêm nước và giấy ăn bị bỏ qua một cách lớn.

Tôi luôn coi Gourmet Bistro là một nơi đạt chuẩn mực cao, đó là lý do tại sao trải nghiệm gần đây của tôi lại thất vọng như vậy. Tôi tin vào việc phản hồi xây dựng và hy vọng rằng quý vị sẽ nghiêm túc xem xét sự cố này để cải thiện chất lượng dịch vụ.

Như một biểu hiện thiện chí và để lấy lại niềm tin của tôi vào cơ sở của quý vị, tôi kính đề nghị được bồi thường dưới dạng hoàn tiền hoặc một bữa ăn miễn phí.

Tôi đính kèm bản sao của hóa đơn và hình ảnh của các món ăn đã được phục vụ như bằng chứng cho trải nghiệm của tôi.

Cảm ơn quý vị đã dành thời gian để giải quyết những lo ngại của tôi. Tôi hy vọng sẽ nhận được phản hồi nhanh chóng và tích cực.

Trân trọng,

Alex Smith

TÌM HIỂU THÊM

Trên đây là một số tổng hợp về từ vựng và gợi ý cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo. Nếu bạn muốn có người cùng đồng hành trong quá trình nâng cao khả năng ngoại ngữ càng sớm càng tốt, hãy tham gia các lớp học của Tiếng Anh giao tiếp Langmaster ngay hôm nay.