HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT NHẤT

Thư hỏi hàng (Inquiry letter) là một trong những mẫu thư được sử dụng rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn còn thấy khó khăn và không hiểu rõ về cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh. Trong bài viết ngày hôm nay, cùng Langmaster tìm hiểu về loại thư này cũng như các bước để viết thư hỏi hàng nhé!

I. Thư hỏi hàng là gì?

Thư hỏi hàng (Inquiry letter) hay thư giao dịch là một dạng thư từ được sử dụng để yêu cầu thêm thông tin về một sản phẩm cụ thể. Người viết thường sử dụng thư này để đề nghị, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết hơn về sản phẩm mà họ quan tâm, bao gồm kích thước, chất liệu, giá cả, và các chi tiết khác như vận chuyển.

Thư hỏi hàng thường được viết dựa trên thông tin cơ bản về sản phẩm mà người viết đã thu được từ quảng cáo trên báo, tạp chí hoặc trang web. Với văn phong trang trọng, thư hỏi hàng thường mang tính chuyên nghiệp và lịch sự.

II. Cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

1. Phần tiêu đề (Subject)

Phần tiêu đề nhằm giúp người nhận có cái nhìn tổng quát về mục đích và yêu cầu của người viết thư. Phần tiêu đề thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng để tránh gây hiểu nhầm cho người nhận.

Cấu trúc:

Product Inquiry - [Name of product]
Inquiry about [Name of product]
Inquiry Regarding [Name of product]

2. Phần mở đầu (Heading)

Cách viết mail giao dịch bằng tiếng Anh phần mở đầu thường bao gồm cả phần chào hỏi và giới thiệu.

2.1. Phần chào hỏi

Do đây là loại thư mang tính chính thức, phần chào hỏi có thể được viết theo văn phong trang trọng, tương tự như các loại thư chính thức khác:

Cấu trúc:

Nếu biết tên người nhận: Dear Mr./Ms./Mrs + last name,
Nếu chưa biết rõ tên người nhận: Dear Sir/Madam,

2.2. Phần giới thiệu

Ở phần này, người viết thư có thể giới thiệu một cách cơ bản về bản thân và sản phẩm mà họ quan tâm, nhằm giúp người nhận hiểu rõ họ là ai và về sản phẩm họ đang thảo luận. Điều này giúp tạo thuận lợi cho quá trình trao đổi thông tin.

Cấu trúc câu thường sử dụng trong phần giới thiệu mở đầu:

I am responding to your advertisement in…
In reference to your advertisement in…
I am interested in the product you advertised in…
I am impressed by the…
Regarding your advertisement in…

Xem thêm:

=> 5 CÁCH THÔNG THẠO TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI CHO NHÀ QUẢN LÝ

=> GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

3. Phần thân (Body)

Phần thân (Body) được xem là trung tâm của lá thư, nơi người viết thể hiện mục đích chính của mình, bao gồm chi tiết thông tin về sản phẩm mà họ quan tâm.

Phần thân của thư hỏi hàng cần được trình bày một cách rõ ràng và dễ đọc.

Một số cấu trúc:

Could you kindly provide me with a copy of...
Would you mind sending me a copy of...
I would appreciate it if you could send me a copy of...
Please send me the necessary information regarding…
Could you please specify the details of...?
I would appreciate it if you could provide additional information on...
May I inquire about further details regarding...?
Is it possible to obtain more detailed information about...?

4. Phần kết (Closing)

Phần kết thúc nhằm thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận và cảm ơn cuối thư.

Cấu trúc:

I am looking forward to your response.
I look forward to your prompt reply.
Your prompt attention to this matter would be highly appreciated.
In conclusion, we would like to emphasize that...

5. Phần chữ ký

Vì đây là một mẫu thư trang trọng, phần kết thúc thư và chữ ký là một phần không thể thiếu.

Cấu trúc:

Yours faithfully,
Yours sincerely,

III. Mẫu thư hỏi hàng bằng tiếng Anh

1. Mẫu thư hỏi hàng 1

Subject: Product Inquiry - IPhone

Dear Mrs. Linda,

I trust this letter finds you well. My name is Hung, and I am reaching out to express my interest in purchasing a new iPhone 15. Having learned that your company specializes in electronic appliances and gadgets, I am confident that you can provide valuable assistance in this regard.

I am currently looking for a new smartphone, and the iPhone 14 has caught my attention, especially given the recent advertisement about discounts on orders. As I have a specific budget for this purchase, I find myself deliberating between the iPhone 14 and the iPhone 15.

I would greatly appreciate it if you could provide me with more details regarding the ongoing promotion program for iPhone 15 orders. Additionally, I am keen on understanding the significant differences between the iPhone 13 and the iPhone 14 to help me make an informed decision. If there are other options within my specified price range or under certain conditions that you believe would suit my needs, please do share those recommendations as well.

I anticipate your response and thank you in advance for your assistance. Your insights will play a crucial role in helping me make the right choice for my new smartphone.

Looking forward to hearing from you soon.

Sincerely,

Hung

Bản dịch:

Chủ đề: Hỏi đáp sản phẩm - iPhone

Thưa bà Linda,

Tôi tin lá thư này sẽ đến được với bạn. Tên tôi là Hùng và tôi muốn bày tỏ mong muốn mua một chiếc iPhone 15 mới. Được biết công ty của bạn chuyên về thiết bị điện tử và tiện ích, tôi tin tưởng rằng bạn có thể cung cấp hỗ trợ quý giá trong vấn đề này.

Tôi hiện đang tìm kiếm một chiếc điện thoại thông minh mới và iPhone 14 đã thu hút sự chú ý của tôi, đặc biệt là với quảng cáo gần đây về việc giảm giá khi đặt hàng. Vì tôi có ngân sách cụ thể cho việc mua hàng này nên tôi thấy mình đang cân nhắc giữa iPhone 14 và iPhone 15.

Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể cung cấp cho tôi thêm thông tin chi tiết về chương trình khuyến mãi đang diễn ra cho các đơn đặt hàng iPhone 15. Ngoài ra, tôi muốn tìm hiểu sự khác biệt đáng kể giữa iPhone 13 và iPhone 14 để giúp tôi đưa ra quyết định sáng suốt. Nếu có các lựa chọn khác trong phạm vi giá được chỉ định của tôi hoặc trong những điều kiện nhất định mà bạn cho rằng sẽ phù hợp với nhu cầu của tôi, vui lòng chia sẻ những đề xuất đó.

Tôi dự đoán phản hồi của bạn và cảm ơn trước vì sự giúp đỡ của bạn. Thông tin chi tiết của bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tôi đưa ra lựa chọn đúng đắn cho điện thoại thông minh mới của mình.

Chờ tin của bạn.

Trân trọng,

Hùng

Xem thêm:

=> CÁCH TRẢ LỜI EMAIL THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG ANH CỰC CHUYÊN NGHIỆP

=> 8 LÝ DO DOANH NGHIỆP NÊN ĐẦU TƯ KỸ NĂNG TIẾNG ANH CHO NHÂN VIÊN

2. Mẫu thư hỏi hàng 2

Subject: Inquiry Regarding Products/Services

Dear [Recipient's Name],

I hope this letter finds you well. My name is [Your Name], and I am writing on behalf of [Your Company Name]. I recently came across your company and was impressed by the range of products/services you offer, particularly in the [specific industry/sector].

We are currently in the process of evaluating potential suppliers for our upcoming projects, and your company has been recommended as a reliable and reputable source for [specific products/services]. To gain a better understanding of your offerings, we would appreciate it if you could provide detailed information on the following:

A comprehensive list of the products/services you offer, including specifications and features.
Pricing information, including any volume discounts or special promotions.
Terms and conditions for placing orders, payment methods, and delivery timelines.
Any certifications or quality standards that your products/services adhere to.

Additionally, if you have a product catalog, brochure, or any other promotional material, please feel free to share it with us.

We are particularly interested in [specific details or requirements], and we believe that your company's offerings may align well with our needs. We aim to make a decision in the coming weeks, so a prompt response would be greatly appreciated.

Thank you for considering our inquiry. We look forward to the opportunity to learn more about your products/services and explore the possibility of establishing a mutually beneficial business relationship.

Please send your response to [your email address] or contact me directly at [your phone number].

Sincerely,

[Your name]

Bản dịch:

Chủ đề: Thắc mắc về sản phẩm/dịch vụ

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi hi vọng lá thư sẽ đến với bạn sớm. Tên tôi là [Tên của bạn] và tôi viết thư thay mặt cho [Tên công ty của bạn]. Gần đây tôi đã ghé thăm công ty của bạn và rất ấn tượng với hàng loạt sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp, đặc biệt là trong [ngành/lĩnh vực cụ thể].

Chúng tôi hiện đang trong quá trình đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng cho các dự án sắp tới của mình và công ty của bạn đã được giới thiệu là nguồn cung cấp đáng tin cậy và uy tín cho [sản phẩm/dịch vụ cụ thể]. Để hiểu rõ hơn về các dịch vụ của bạn, chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về những điều sau:

Danh sách đầy đủ các sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp, bao gồm thông số kỹ thuật và tính năng.

Thông tin về giá, bao gồm mọi khoản giảm giá theo số lượng hoặc khuyến mãi đặc biệt.

Các điều khoản và điều kiện để đặt hàng, phương thức thanh toán và thời gian giao hàng.

Bất kỳ chứng nhận hoặc tiêu chuẩn chất lượng nào mà sản phẩm/dịch vụ của bạn tuân thủ.

Ngoài ra, nếu bạn có danh mục sản phẩm, tài liệu quảng cáo hoặc bất kỳ tài liệu quảng cáo nào khác, vui lòng chia sẻ với chúng tôi.

Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến [chi tiết hoặc yêu cầu cụ thể] và chúng tôi tin rằng các dịch vụ của công ty bạn có thể phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Chúng tôi mong muốn đưa ra quyết định trong những tuần tới, vì vậy phản hồi nhanh chóng sẽ được đánh giá rất cao.

Cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của chúng tôi. Chúng tôi mong có cơ hội tìm hiểu thêm về sản phẩm/dịch vụ của bạn và khám phá khả năng thiết lập mối quan hệ kinh doanh cùng có lợi.

Vui lòng gửi phản hồi của bạn đến [địa chỉ email của bạn] hoặc liên hệ trực tiếp với tôi theo số [số điện thoại của bạn].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

ĐĂNG KÝ NGAY:

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cách viết thư hỏi hàng bằng tiếng Anh kèm theo thư mẫu để bạn có thể dễ dàng tham khảo, áp dụng. Hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích trong công việc và cuộc sống của bạn. Bên cạnh đó, đừng quên đăng ký làm bài test trình độ tiếng Anh miễn phí tại đây để biết được khả năng của mình nhé. Langmaster chúc bạn thành công!