VIẾT THƯ XIN LỖI BẰNG TIẾNG ANH CHÂN THÀNH, CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

Trong môi trường kinh doanh, sẽ có những lúc doanh nghiệp mắc sai lầm và khiến khách hàng không hài lòng. Đối với những trường hợp này, một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh chân thành, chuyên nghiệp sẽ giúp xoa dịu tình hình. Vậy làm thế nào để viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh hay? Cùng Langmaster tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

I. Thư xin lỗi bằng tiếng Anh là gì?

Thư xin lỗi khách hàng (Apology letter) là loại thư được sử dụng để trình bày lời giải thích và xin lỗi chân thành từ doanh nghiệp đến khách hàng thông qua một mẫu thư tín hoặc email.

Đây là một công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh do không thể tránh khỏi những vấn đề như giao hàng không đúng, cung ứng dịch vụ chưa hoàn hảo, hoặc các sự cố khác. Trong những tình huống này, thư xin lỗi khách hàng được sử dụng để giải quyết những sự cố này và thể hiện lòng thành ý của doanh nghiệp, không chỉ là cơ hội để giải quyết vấn đề mà còn là cơ hội để cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

⇒ XEM THÊM: GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

II. Cách viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Cấu trúc của một thư xin lỗi khách hàng thường bao gồm các phần chính sau đây:

Tiêu đề (Title): Tiêu đề nên làm nổi bật mục đích của thư, thể hiện rõ lý do bạn đang viết.

Lời mở đầu (Opening):

Bắt đầu thư bằng một lời mở đầu lịch sự và thân thiện.
Nêu rõ mục đích của thư, tức là việc xin lỗi vì sự cố nào đó.

Giải thích vấn đề (Explanation):

Mô tả chi tiết vấn đề xảy ra mà bạn đang xin lỗi.
Tránh trách móc và giải thích một cách trung thực và đồng cảm.

Nhận trách nhiệm (Acknowledgement of responsibility):

Thể hiện sự chấp nhận trách nhiệm về vấn đề.
Nếu có lỗi do doanh nghiệp, thì nên thừa nhận và không tránh trách.

Xin lỗi và tuyên bố không tái phạm (Apology and Declaration of repetence):

Sử dụng lời xin lỗi chân thành và rõ ràng.
Thể hiện sự tiếc nuối và cam kết sửa chữa vấn đề.

Giải pháp khắc phục (Solution):

Nếu có thể, đề xuất các giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề.
Chia sẻ kế hoạch cụ thể để ngăn chặn sự cố tái diễn.

Lời kết (Closing):

Kết thúc thư bằng lời cảm ơn khách hàng về sự kiên nhẫn và sự hiểu thông cảm của họ.
Đảm bảo rằng bạn vẫn đánh giá cao mối quan hệ với khách hàng.

Thông tin liên hệ (Contact): Cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng có thể liên lạc lại nếu cần thiết.

Chữ ký hoặc tên công ty: Kết thúc thư bằng chữ ký của người viết hoặc chữ ký của đội ngũ đại diện của doanh nghiệp (nếu có).

III. Mẫu câu dùng khi viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

null

1. Tiêu đề (Title)

Ở phần này, viết ngắn gọn và súc tích tiêu đề của thư cùng với tóm tắt nội dung xin lỗi. Phần Tiêu đề là điểm nổi bật thu hút sự chú ý của người đọc, nên được đặt ở giữa trung tâm của bức thư và nên được in đậm.

Apology letter to customer for order mix-up (Thư xin lỗi khách hàng vì nhầm lẫn đơn hàng)
Apology for Delay in Your Recent Order Delivery (Xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc giao đơn hàng gần đây của bạn)
Apology for Unsatisfactory Service Experience (Xin lỗi vì trải nghiệm dịch vụ không đạt yêu cầu)
Apology for Defective Product Received (Xin lỗi vì đã nhận được sản phẩm bị lỗi)
Apology for Incorrect Charges on Your Recent Invoice (Xin lỗi về các khoản phí không chính xác trên hóa đơn gần đây của bạn)
Apology for any Confusion Arising from Billing Calculation (Xin lỗi vì bất kỳ sự nhầm lẫn nào phát sinh từ việc tính toán thanh toán)

2. Lời mở đầu (Opening)

We sincerely regret to inform you that… (Chúng tôi thực sự rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)
It is with great regret that we write to address… (Chúng tôi vô cùng tiếc nuối khi viết thư này để giải quyết…)
We are writing to acknowledge and address a recent issue. (Chúng tôi viết thư này để thừa nhận và giải quyết một vấn đề gần đây.)
We are reaching out to you regarding a matter that requires our immediate attention. (Chúng tôi đang liên hệ với bạn về một vấn đề cần chúng tôi quan tâm ngay lập tức.)
I am writing to address an issue that we take very seriously. (Tôi viết thư này để giải quyết một vấn đề mà chúng tôi rất coi trọng.)

3. Giải thích vấn đề (Explanation)

Unfortunately, there was an unexpected delay in our shipping process due to [nguyên nhân], resulting in the late arrival of your order. (Thật không may, quá trình vận chuyển của chúng tôi có sự chậm trễ không mong muốn do [Nguyên Nhân], dẫn đến đơn hàng của bạn bị giao muộn.)
We regret to inform you that a logistical hiccup led to the delay in dispatching your package. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng một trục trặc về hậu cần đã dẫn đến việc gửi gói hàng của bạn bị chậm trễ.)
We apologize for the inconvenience caused by the recent service issue. Our team encountered [mô tả vấn đề] that affected the quality of our service. (Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện do sự cố dịch vụ gần đây gây ra. Nhóm của chúng tôi đã gặp phải [mô tả vấn đề] ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của chúng tôi.)
Our sincere apologies for the inconvenience caused by the defect in the [sản phẩm]. We have identified the issue and are taking immediate steps to rectify it. (Chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện do khiếm khuyết của [sản phẩm] gây ra. Chúng tôi đã xác định được vấn đề và đang thực hiện các bước ngay lập tức để khắc phục.)
We recently discovered an error in our billing system, leading to incorrect charges on your account. We understand the importance of accurate invoicing and deeply regret any confusion this may have caused. (Gần đây, chúng tôi đã phát hiện ra lỗi trong hệ thống thanh toán của mình, dẫn đến các khoản phí trên tài khoản của bạn không chính xác. Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của việc lập hóa đơn chính xác và rất tiếc về bất kỳ sự nhầm lẫn nào mà điều này có thể gây ra.)
We are writing to address the technical difficulties you encountered during [sự cố]. Our IT team has identified [mô tả vấn đề] and is working diligently to resolve the issue. (Chúng tôi viết thư này để giải quyết những khó khăn kỹ thuật mà bạn gặp phải trong quá trình [sự cố]. Đội CNTT của chúng tôi đã xác định được [mô tả vấn đề] và đang nỗ lực làm việc để giải quyết vấn đề.)

4. Nhận trách nhiệm (Acknowledgement of responsibility)

We take full responsibility for the oversight that led to [mô tả vấn đề]. (Chúng tôi chịu trách nhiệm đầy đủ về sự thiếu sót dẫn đến [mô tả vấn đề].)
I want to assure you that we acknowledge our mistake in [mô tả vấn đề] and take full responsibility for any inconvenience it may have caused. (Tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi nhận thức lỗi trong [mô tả vấn đề] và chịu trách nhiệm đầy đủ về mọi bất tiện có thể đã xảy ra.)
It is our duty to ensure a seamless experience for our customers, and we deeply regret falling short of that commitment in this instance. We accept full responsibility for [mô tả vấn đề]. (Trách nhiệm của chúng tôi là đảm bảo một trải nghiệm mượt mà cho khách hàng, và chúng tôi chân thành xin lỗi vì không thực hiện được cam kết đó trong trường hợp này. Chúng tôi chấp nhận trách nhiệm đầy đủ về [mô tả vấn đề].)
Our team deeply regrets the error in [mô tả vấn đề] and takes full responsibility for the oversight. (Đội ngũ của chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự thiếu sót trong [mô tả vấn đề] và chịu trách nhiệm đầy đủ về điều đó.)
We acknowledge the error in our procedures that resulted in [mô tả vấn đề], and we take full responsibility for any inconvenience caused. (Chúng tôi nhận thức về sự sai sót trong quy trình của chúng tôi dẫn đến [mô tả vấn đề], và chúng tôi chịu trách nhiệm đầy đủ về mọi bất tiện gây ra.)

5. Xin lỗi và tuyên bố không tái phạm (Apology and Declaration of repetence)

Please accept our sincere apologies once again for any inconvenience caused. We assure you that we are taking immediate steps to rectify the issue and have implemented measures to prevent a recurrence. (Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi một lần nữa vì bất kỳ sự bất tiện nào. Chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi đang thực hiện những bước cần thiết để khắc phục vấn đề và đã triển khai biện pháp để ngăn chặn việc tái phạm.)
We deeply regret the inconvenience caused and want to emphasize our commitment to preventing a similar incident in the future. Rest assured, we are conducting a thorough review of our processes to ensure a more seamless experience for you going forward. (Chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện gây ra và muốn nhấn mạnh cam kết của chúng tôi trong việc ngăn chặn một sự cố tương tự trong tương lai. Hãy yên tâm, chúng tôi đang tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về quy trình của mình để đảm bảo một trải nghiệm mượt mà hơn cho bạn trong tương lai.)
I sincerely apologize for any frustration or inconvenience you have experienced. We take this matter seriously, and we want to assure you that steps are being taken to prevent a recurrence of such issues. (Tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự thất vọng hoặc bất tiện nào bạn đã trải qua. Chúng tôi coi trọng vấn đề này, và chúng tôi muốn đảm bảo bạn rằng các biện pháp đang được thực hiện để ngăn chặn việc tái phạm của những vấn đề như vậy.)
We acknowledge the impact this incident may have had on your trust in our company. Please accept our sincere apologies, and be assured that we are committed to learning from this experience and preventing it from happening again. (Chúng tôi nhận thức về ảnh hưởng mà sự kiện này có thể đã gây ra đối với niềm tin của bạn vào công ty chúng tôi. Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi, và hãy yên tâm rằng chúng tôi cam kết học từ trải nghiệm này và ngăn chặn nó từ việc xảy ra lại.)

6. Giải pháp khắc phục (Solution)

To address the issue, we have already implemented a comprehensive plan that includes [mô tả giải pháp]. (Để giải quyết vấn đề, chúng tôi đã triển khai một kế hoạch toàn diện bao gồm [mô tả giải pháp].)
Our team is actively working to [hành động đang được thực hiện] to ensure that a similar situation does not occur again. (Đội ngũ của chúng tôi đang tích cực làm việc để [hành động đang được thực hiện] để đảm bảo rằng một tình huống tương tự sẽ không xảy ra nữa.)
In response to this incident, we are investing in [mô tả các biện pháp cải thiện] to prevent any future recurrence. (Để đáp ứng với sự cố này, chúng tôi đang đầu tư vào [mô tả các biện pháp cải thiện] để ngăn chặn bất kỳ sự cố nào trong tương lai.)
We have revised our internal processes and established additional quality checks to ensure the highest standard in [lĩnh vực tương ứng]. (Chúng tôi đã xem xét lại quy trình nội bộ và thiết lập thêm kiểm tra chất lượng để đảm bảo tiêu chuẩn cao nhất trong [lĩnh vực tương ứng].)
To make amends, we are offering [mô tả các biện pháp đền bù] as a gesture of goodwill for any inconvenience caused. (Để đền bù, chúng tôi đang cung cấp [mô tả các biện pháp đền bù] như một dấu hiệu thiện chí cho mọi sự bất tiện đã gây ra.)
Moving forward, we are committed to [mô tả cam kết hành động] to enhance our services and prevent similar occurrences. (Trong tương lai, chúng tôi cam kết [mô tả cam kết hành động] để nâng cao dịch vụ của chúng tôi và ngăn chặn những vấn đề tương tự.)

7. Lời kết (Closing)

Once again, we sincerely apologize for any inconvenience caused and appreciate your understanding in this matter. We value your continued support and look forward to serving you better in the future. (Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi vì mọi bất tiện đã gây ra và đánh giá cao sự hiểu biết của bạn trong vấn đề này. Chúng tôi trân trọng sự hỗ trợ liên tục từ bạn và mong được phục vụ bạn tốt hơn trong tương lai.)
Thank you for your patience and understanding as we work to resolve this matter. Your satisfaction is our priority, and we are committed to ensuring a positive experience moving forward. (Cảm ơn sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của bạn trong khi chúng tôi đang cố gắng giải quyết vấn đề này. Sự hài lòng của bạn là ưu tiên của chúng tôi, và chúng tôi cam kết đảm bảo một trải nghiệm tích cực trong tương lai.)
We apologize once again for any inconvenience caused and assure you that we are taking steps to prevent a recurrence. Your feedback is valuable to us, and we appreciate the opportunity to make amends. (Chúng tôi xin lỗi một lần nữa vì mọi bất tiện đã gây ra và đảm bảo rằng chúng tôi đang thực hiện các biện pháp để ngăn chặn sự cố lặp lại. Phản hồi của bạn là quý báu đối với chúng tôi, và chúng tôi đánh giá cao cơ hội để đền bù.)
If you have any further concerns or questions, please do not hesitate to reach out to our customer service team. We are here to assist you and appreciate the opportunity to regain your trust. (Nếu bạn có bất kỳ lo ngại hoặc câu hỏi nào khác, xin đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ dịch vụ khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn và đánh giá cao cơ hội để lấy lại sự tin tưởng của bạn.)
Thank you for bringing this matter to our attention. We assure you that we are taking immediate action to rectify the situation and appreciate your continued trust in our company. (Cảm ơn bạn đã đưa ra vấn đề này. Chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi đang thực hiện các biện pháp ngay lập tức để khắc phục tình hình và đánh giá cao sự tin tưởng tiếp tục của bạn vào công ty chúng tôi.)

ĐĂNG KÝ NGAY:

IV. Các mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

null

1. Mẫu thư xin lỗi 1

Nguyen Van B

Customer Service Manager

XYZ Tech Solutions

45, Tran Hung Dao street, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam

To:

Anna Johnson

120, Tech Avenue, Silicon Valley, California, USA

Apology letter to customer for poor technical support

Dear Ms. Johnson,

I am writing to extend our sincerest apologies for the unsatisfactory experience you encountered with our technical support team.

Your frustration with the service provided is indeed understandable, and we deeply regret any inconvenience this may have caused you. Upon reviewing the details, it is evident that there were lapses in communication and responsiveness on our part, for which I take full responsibility.

Please be assured that we are taking immediate corrective actions to address the issues raised and prevent a recurrence. We value your feedback as it highlights areas where we can improve our services.

To express our genuine apologies, we would like to offer you a complimentary upgrade on your current subscription plan for the next three months. We hope this gesture demonstrates our commitment to making things right and restoring your confidence in XYZ Tech Solutions.

If you have any further concerns or would like to discuss this matter in detail, please feel free to contact me directly at [Your Phone Number] or [Your Email Address].

Once again, we sincerely apologize for any inconvenience caused and appreciate your understanding.

Yours sincerely,

Nguyen Van B

Bản dịch:

Nguyễn Văn B

Giám đốc dịch vụ khách hàng

Giải pháp công nghệ XYZ

45, đường Trần Hưng Đạo, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

ĐẾN:

Anna Johnson

120, Đại lộ Công nghệ, Thung lũng Silicon, California, Hoa Kỳ

Thư xin lỗi khách hàng vì hỗ trợ kỹ thuật kém

Kính gửi bà Johnson,

Tôi viết thư này để gửi lời xin lỗi chân thành nhất về trải nghiệm không hài lòng mà bạn gặp phải với nhóm hỗ trợ kỹ thuật của chúng tôi.

Sự thất vọng của bạn với dịch vụ được cung cấp thực sự là điều dễ hiểu và chúng tôi vô cùng tiếc nuối về bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra cho bạn. Khi xem xét các chi tiết, rõ ràng là có những sai sót trong giao tiếp và phản hồi từ phía chúng tôi và tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc này.

Hãy yên tâm rằng chúng tôi đang thực hiện các hành động khắc phục ngay lập tức để giải quyết các vấn đề đã nêu và ngăn chặn sự tái diễn. Chúng tôi đánh giá cao phản hồi của bạn vì nó nêu bật những lĩnh vực mà chúng tôi có thể cải thiện dịch vụ của mình.

Để bày tỏ lời xin lỗi thực sự của chúng tôi, chúng tôi muốn cung cấp cho bạn bản nâng cấp miễn phí đối với gói đăng ký hiện tại của bạn trong ba tháng tới. Chúng tôi hy vọng cử chỉ này thể hiện cam kết của chúng tôi trong việc làm cho mọi việc trở nên đúng đắn và khôi phục niềm tin của bạn đối với Giải pháp Công nghệ XYZ.

Nếu bạn có bất kỳ mối quan ngại nào khác hoặc muốn thảo luận chi tiết về vấn đề này, vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi theo địa chỉ [Số điện thoại của bạn] hoặc [Địa chỉ email của bạn].

Một lần nữa, chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra và đánh giá cao sự hiểu biết của bạn.

Trân trọng,

Nguyễn Văn B

2. Mẫu thư xin lỗi 2

Tran Thi C

Customer Relations Manager

Sunflower Boutique

15, Nguyen Hue street, District 3, Ho Chi Minh City, Vietnam

To:

David Turner

65, Fashion Street, Paris, France

Apology letter to customer for order mix-up

Dear Mr. Turner,

I am writing to extend our deepest apologies for the mix-up that occurred with your recent order at Sunflower Boutique.

Upon investigation, it was revealed that there was an unfortunate error in our inventory system, resulting in the dispatch of the wrong items. We understand the frustration and inconvenience this may have caused you, and we sincerely apologize for any disappointment.

Please allow me to assure you that corrective measures are being implemented to prevent a recurrence of such errors. We take full responsibility for this oversight and are committed to learning from this experience to enhance our service.

As a token of our apology, we would like to offer you a 20% discount on your next purchase with Sunflower Boutique. We hope this gesture helps regain your trust in our brand, and we appreciate your understanding in this matter.

If you have any further concerns or if there's anything else we can do to rectify the situation, please feel free to reach out to me directly at [Your Phone Number] or [Your Email Address].

Once again, we sincerely apologize for any inconvenience caused and appreciate your continued support.

Yours sincerely,

Tran Thi C

Bản dịch:

Trần Thị C

Quản lý Quan hệ Khách hàng

Sunflower Boutique

15, Nguyễn Huệ, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

ĐẾN:

David Turner

65, Phố thời trang, Paris, Pháp

Thư xin lỗi khách hàng vì nhầm lẫn đơn hàng

Thưa ông Turner,

Tôi viết thư này để bày tỏ lời xin lỗi sâu sắc nhất về sự nhầm lẫn xảy ra với đơn hàng gần đây của bạn tại Sunflower Boutique.

Sau khi điều tra, có người phát hiện ra rằng có một lỗi đáng tiếc trong hệ thống kiểm kê của chúng tôi, dẫn đến việc gửi sai mặt hàng. Chúng tôi hiểu sự thất vọng và bất tiện mà điều này có thể đã gây ra cho bạn và chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự thất vọng nào.

Hãy cho phép tôi đảm bảo với bạn rằng các biện pháp khắc phục đang được thực hiện để ngăn chặn sự tái diễn của những lỗi như vậy. Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc giám sát này và cam kết rút kinh nghiệm từ sự việc này để nâng cao dịch vụ của mình.

Để thay cho lời xin lỗi của chúng tôi, chúng tôi muốn giảm giá 20% cho lần mua hàng tiếp theo của bạn với Sunflower Boutique. Chúng tôi hy vọng cử chỉ này sẽ giúp lấy lại niềm tin của bạn đối với thương hiệu của chúng tôi và chúng tôi đánh giá cao sự hiểu biết của bạn về vấn đề này.

Nếu bạn có bất kỳ mối lo ngại nào khác hoặc nếu chúng tôi có thể làm gì khác để khắc phục tình trạng này, vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi theo số [Số điện thoại của bạn] hoặc [Địa chỉ email của bạn].

Một lần nữa, chúng tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra và đánh giá cao sự hỗ trợ liên tục của bạn.

Trân trọng,

Trần Thị C

ĐĂNG KÝ NGAY:

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đầy đủ, chi tiết nhất. Hy vọng bạn có thể áp dụng những kiến thức này để phục vụ cho công việc và cuộc sống. Bên cạnh đó, đừng quên đăng ký làm bài test trình độ tiếng Anh miễn phí tại đây để biết được khả năng của mình nhé. Langmaster chúc bạn thành công!