3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

Viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng cần thiết cho một công dân toàn cầu trong thời đại số hóa. Để viết được một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, bạn cần phải có nhiều kỹ năng bổ trợ. Hơn nữa, kiên trì rèn luyện cũng là một nhân tố không thể thiếu để bạn ngày càng hoàn thiện kỹ năng của mình hơn. Hãy cùng Langmaster khám phá thêm nhiều thông tin xoay quanh chủ đề này ngay sau đây.

A. Chuẩn bị những kỹ năng cần thiết

Trước khi bắt đầu viết email bằng tiếng Anh hãy cùng điểm qua những kỹ năng mà bạn cần trang bị. Đây chính là bước đệm để bạn có thể phát huy và cải thiện chất lượng của các email mình viết. Đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì được tâm lý tích cực trong quá trình học tập và rèn luyện.

1. Kiểm tra năng lực bản thân

Để có thể học tập và tiến bộ, bạn trước tiên cần hiểu rõ chính mình trước. Điều bạn cần xác định trong giai đoạn đầu là khả năng sử dụng tiếng Anh của mình. Nghĩa là hơn ai hết, bạn phải hiểu rõ được ưu điểm cũng như những thiếu soát của mình. Để có được một tiêu chí đánh giá khách quan và khoa học nhất, bạn nên thực hiện các bài Test năng lực để không còn phải đắn đo.

Mời bạn tham gia bài Test TẠI ĐÂY.

2. Chuẩn bị những kỹ năng cần thiết để viết email bằng tiếng Anh

Viết email bằng tiếng Anh liên quan mật thiết đến kỹ năng viết. Do vậy, sau khi thực hiện bài test năng lực bạn cần lưu ý phần đánh giá ở 2 tiêu chí sau:

2.1. Khả năng sử dụng từ vựng:

Thể hiện sự linh hoạt của bạn trong việc sử dụng các từ ngữ để diễn đạt mà không bị các lỗi lập tự hay sai chính tả. Ngoài ra bạn cần phải lưu ý đến thời gian : liệu bạn có đang mất quá nhiều thời gian để nhớ ra một từ vựng hay không?.

Ngoài ra, viết email bằng tiếng Anh yêu cầu văn phong trang trọng. Do vậy, vốn từ vựng của bạn cũng phải đáp ứng được tiêu chí này.

2.2. Kỹ năng viết, diễn đạt 

Email thường có dung lượng không quá lớn. Một email giao động từ 200 đến 500 từ là tốt để có thể truyền đạt thông tin. Cho nên bạn cũng phải rèn luyện lối hành văn ngắn gọn, súc tích.

Cấu trúc câu cũng rất quan trọng. Bạn cần viết câu chuẩn ngữ pháp cơ bản trước, tránh những lỗi sai về từ loại và vị trí các thành tố. 

Cao cấp hơn bạn có thể ứng dụng những dạng ngữ pháp “xịn, nhưng đừng lạm dụng. Vì có một sự thật rằng, viết những câu ngắn cung cấp thông tin cụ thể và mạch lạc sẽ gây khiến email của bạn ghi điểm hơn.

=> PHƯƠNG PHÁP TỰ HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP TẠI NHÀ HIỆU QUẢ: TẠI ĐÂY

B. Cấu trúc của email bằng tiếng Anh

1. Tìm hiểu cấu trúc của email

Để viết một email hoàn chỉnh bạn cần lưu ý những thành phần sau:

1.1. Tiêu đề email (Subject) : 

Tiêu đề email phải rõ ràng và nêu được mục đích của toàn bộ email. Bạn nên dùng những cụm câu ngắn gọn và dễ hiểu nhất. Hãy làm theo Form mẫu nếu được yêu cầu để bên nhận dễ dàng phân loại email của bạn.

1.2. Nội dung email:

a. Lời mở đầu: hãy dành những lời chào lịch sự và thiện chí như

• Dùng Dear sir/ madam hay cụm To whom it may concern trong những trường hợp trang trọng
• Dùng Hi hay Dear Mr/Mrs trong những trường hợp thân thiết và thông thường hơn.

b. Nội dung chính:

• Giới thiệu về bản thân (phần này đặc biệt quan trọng khi bạn lần đầu viết thư cho họ hoặc trong các email ứng tuyển). Không cần quá chi tiết, chỉ cần thể hiện được khái quát về khả năng và vị trí của bạn.
• Trình bày ngắn gọn những thông tin và lý do bạn viết email (dung lượng khoảng từ 2 đên 3 cầu là vừa đủ)
• Bày tỏ thông tin cần thiết khác. Tùy vào mỗi loại email nội dung của phần này không giống nhau (ví dụ, với email ứng tuyển, bạn nên tóm lược lại kỹ năng và kinh nghiệm của mình). Lưu ý văn phong nghiêm chỉnh, không thể hiện quá nhiều cảm xúc và tránh lạm dụng khẩu ngữ và văn nói khi viết.

=> Đăng ký học thử miễn phí tại Hà Nội: TẠI ĐÂY

c. Phần cuối email:

Chào cuối: bạn có thể sử dụng các cụm từ như: Best, Best wishes, Regards,Take care,... cho các trường hợp thân thiết. Trang trọng hơn bạn có thể dùng Best regards, Warm regards, Yours sincerely,...

Sau cùng là để lại tên và thông tin liên lạc của bạn.

d. Tài liệu đính kèm nếu có: 

Trong những trường hợp có tài liệu đính kèm, bạn nên kèm thêm vài dòng để thông tin đến người đọc: 

• Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
• Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

Xem thêm: CHỮ KÝ EMAIL LÀ GÌ? MẸO TẠO MẪU CHỮ KÝ EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

C. Tiến hành viết email bằng tiếng Anh

1. 3 bước viết email bằng tiếng Anh

Theo bố cục 3 phần chính bạn sẽ tiến hành hoàn thiện nội dung của bức thứ. Để có thể viết một email chuyên nghiệp và hàm súc bạn nên:

• Chuẩn bị trước nội dung mà mình muốn trình bài: việc lên dàn ý trước khiến bạn không bỏ sót ý quan trọng mà còn tiết kiệm thời gian khi viết.
• Chuẩn bị nhóm từ vựng thuộc chủ đề của thư: Đặc biệt với những email về công việc hay ứng tuyển, việc bạn sử dụng nhóm từ chuyên ngành hay phù hợp với lĩnh vực sẽ giúp email của bạn được đánh giá cao hơn. Người nhận thư cũng sẽ có được những đánh giá sơ bộ về kỹ năng nghiệp vụ của bạn.
• Tham khảo cách viết của email mẫu: Cách giải quyết những bối rối của Newbie trong việc chọn lựa ngữ pháp và cách sắp xếp bố cục là hãy tham khảo những Email mẫu. Ở đó có rất nhiều cấu trúc hay mà bạn có thể học tập .Nên nhớ là hãy học tập với mục đích cầu thị chứ đừng quá lạm dụng. Nếu không email sẽ thiếu đi bản sắc của bạn.

2. Kiểm tra lại email

Ngoài việc tự mình kiểm tra lại bạn có thể sử dụng những ứng dụng hỗ trợ đắc lực:

• Grammarly: ứng dụng tích hợp sẵn trên máy tính. Nó sẽ phát hiện lỗi ngữ pháp đồng thời gợi ý sửa lỗi để hoàn thiện bài viết.
• Hemingway: bạn có thể sử dụng bằng cách dán nội dung email tại website. Ở đó web sẽ chấm điểm mức độ “dễ hiểu” cũng như ngữ pháp của câu. Đồng thời đề xuất sửa đổi để văn bản chỉnh chu hơn.

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

Vậy là Langmaster đã chia sẻ cho bạn những cách viết email bằng tiếng Anh cơ bản nhất. Hy vọng bài viết có thể phục vụ cho nhu cầu sử dụng tiếng Anh của bạn.