HƯỚNG DẪN VIẾT THƯ PHÀN NÀN BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

Thư phàn nàn (Complaint letter) là một loại thư thường xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày, các công việc thuộc lĩnh vực kinh doanh hay các bài thi chứng chỉ tiếng Anh. Tuy nhiên, làm thế nào để viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp nhất? Cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

I. Cấu trúc viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Thông thường, một bức thư phàn nàn bằng tiếng Anh chuẩn sẽ có cấu trúc như sau:

1. Phần mở đầu

Hãy bắt đầu bức thư bằng một lời chào lịch sự sử dụng Dear kèm theo chức danh và họ của người nhận. Bày tỏ lòng biết ơn hoặc ghi nhận lại về các cuộc trao đổi trước đó nếu có.

Một số câu mở đầu thông dụng:

Following our recent interaction, I am writing to address an issue that has arisen. (Tiếp nối cuộc trao đổi gần đây, tôi viết thư để đề cập đến một vấn đề đã phát sinh.)
Thank you for your attention to this matter. I am writing to bring to your notice a concern I have encountered. (Cảm ơn sự chú ý của bạn đối với vấn đề này. Tôi viết để thông báo về một vấn đề tôi đã gặp phải.)
I hope this letter finds you well. I am reaching out to express my dissatisfaction regarding [specific issue]. (Hy vọng thư này đến với bạn trong tình trạng tốt. Tôi liên lạc để bày tỏ sự bất mãn về [vấn đề cụ thể].)

2. Phần nội dung

Nêu rõ ra mục tiêu của thư và cung cấp thông tin chi tiết về khiếu nại. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và tình huống cụ thể để mô tả vấn đề. Tùy thuộc vào bản chất của thư khiếu nại, bạn có thể sử dụng các cấu trúc mô tả khác nhau.

Cấu trúc câu mô tả vấn đề gặp phải:

I am writing to formally raise a complaint about [specific issue]. (Tôi viết thư để chính thức đề xuất một khiếu nại về [vấn đề cụ thể].)
The purpose of this letter is to address the ongoing problem of [describe the issue]. (Mục đích của thư này là để giải quyết vấn đề liên quan đến [miêu tả vấn đề].)
I am contacting you regarding the unacceptable situation I experienced with [describe the situation]. (Tôi liên hệ với bạn về tình hình không chấp nhận được mà tôi đã trải qua với [miêu tả tình huống].)

Cấu trúc câu đề nghị phương hướng giải quyết:

I kindly request that [describe desired resolution]. (Tôi lịch sự đề nghị rằng [mô tả giải pháp mong muốn].)
I would appreciate it if [describe action or resolution]. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu [mô tả hành động hoặc giải pháp].)
My preferred resolution to this matter would be [describe desired solution]. (Giải pháp ưu tiên của tôi cho vấn đề này sẽ là [mô tả giải pháp mong muốn].)
I am hopeful that we can work together to find a satisfactory solution, such as [describe potential resolution]. (Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể cùng nhau tìm ra một giải pháp hài lòng, như là [mô tả giải pháp tiềm năng].)
I am open to exploring alternative solutions, including [describe alternative options]. (Tôi sẵn lòng khám phá các giải pháp thay thế, bao gồm [mô tả các tùy chọn thay thế].)

3. Phần kết

Tóm tắt vấn đề một cách ngắn gọn và thể hiện mong muốn về việc giải quyết. Yêu cầu sự giao tiếp hoặc hành động tiếp theo nếu cần.

Cấu trúc câu kết thúc mẫu:

Thank you for your prompt attention to this matter. I anticipate a resolution at your earliest convenience. (Cảm ơn bạn vì sự chú ý nhanh chóng đối với vấn đề này. Tôi kỳ vọng một giải pháp trong thời gian sớm nhất của bạn.)
If you need any clarification or more information, don't hesitate to get in touch with me. I'm hoping that this will be handled right away. (Tôi đánh giá cao sự hiểu biết và hợp tác của bạn trong việc giải quyết vấn đề này. Tôi mong đợi một giải pháp nhanh chóng và đạt được sự hài lòng.)
Please feel free to contact me if you require any additional information or clarification. I trust this matter will be addressed promptly. (Xin đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung nào hoặc làm rõ. Tôi tin rằng vấn đề này sẽ được giải quyết kịp thời.)

Cuối cùng, hãy kết thúc bức thư bằng một lời kết lịch sự kèm theo chữ ký của bạn và tên đầy đủ:

Sincerely,
Best regards,
Respectfully,
Yours faithfully,

XEM THÊM:

⇒ CÁCH VIẾT EMAIL XIN NGHỈ PHÉP TIẾNG ANH KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

⇒ VIẾT THƯ XIN LỖI BẰNG TIẾNG ANH CHÂN THÀNH, CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

II. Một số mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Trong phần này, cùng tham khảo 3 mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh thông dụng nhất trong công việc và cuộc sống nhé!

1. Mẫu viết thư phàn nàn về sản phẩm bằng tiếng Anh

Dear Customer Service,

I hope this email finds you well. I am writing to express my dissatisfaction with a recent purchase of a Dell laptop from your store.

Following our previous discussion, I am disappointed to report that the laptop I received has several significant issues. Despite being brand new, it frequently freezes and crashes unexpectedly, making it extremely difficult to complete tasks efficiently. Additionally, the battery life is notably shorter than advertised, lasting only a fraction of the promised duration.

I am reaching out to request assistance in resolving these issues promptly. I kindly ask for a replacement laptop or a full refund in accordance with your warranty policy. As a loyal customer, I trust that you will take the necessary steps to address this matter satisfactorily.

Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response and resolution.

Best regards,

Nguyen Hoang Anh

Dịch:

Kính gửi Bộ phần Dịch vụ Khách hàng,

Tôi hy vọng các bạn vẫn đang khoẻ. Tôi viết thư này để thể hiện sự không hài lòng của mình với việc mua một chiếc laptop Dell mới nhất từ cửa hàng của quý vị.

Tiếp tục cuộc trao đổi trước đây, tôi rất thất vọng khi phải báo cáo rằng chiếc laptop mà tôi nhận được có một số vấn đề đáng kể. Mặc dù mới mua, nó thường xuyên bị đóng băng và gặp sự cố không mong đợi, làm cho việc hoàn thành công việc trở nên cực kỳ khó khăn. Ngoài ra, thời lượng pin ngắn hơn đáng kể so với quảng cáo, chỉ kéo dài một phần nhỏ so với thời gian được hứa hẹn.

Tôi liên hệ để yêu cầu sự trợ giúp trong việc giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng. Tôi lịch sự yêu cầu được đổi máy hoặc hoàn trả tiền đầy đủ theo chính sách bảo hành của quý vị. Là một khách hàng trung thành, tôi tin rằng bạn sẽ thực hiện những bước cần thiết để giải quyết vấn đề này một cách hài lòng.

Xin cảm ơn vì sự chú ý của bạn đối với vấn đề này. Tôi mong chờ phản hồi và giải quyết từ phía bạn một cách nhanh chóng.

Trân trọng,

Nguyễn Hoàng Anh

2. Thư phàn nàn tiếng Anh trong môi trường kinh doanh thương mại

Dear everyone,

I hope this email finds you well. I am writing to express my concerns regarding the current business environment in which we operate.

Following recent developments, I have observed several issues that are impacting our business operations negatively. These include frequent delays in project timelines, inconsistent communication among team members, and a lack of clarity regarding organizational goals.

I believe it is essential to address these challenges promptly to ensure the smooth functioning of our business. I kindly request that management consider implementing measures to improve coordination, streamline communication channels, and provide clearer guidance on objectives.

Thank you for your attention to this matter. I look forward to discussing potential solutions and working together to create a more conducive business environment.

Best regards,

Tran Trung Anh

Dịch:

Kính gửi mọi người,

Tôi hy vọng các bạn vẫn khỏe. Tôi viết để bày tỏ mối quan ngại của mình về môi trường kinh doanh hiện tại mà chúng ta đang làm việc.

Theo các diễn biến gần đây, tôi đã nhận thấy một số vấn đề đang ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của chúng ta. Điều này bao gồm việc trì hoãn thường xuyên trong lịch trình dự án, sự giao tiếp không đồng nhất giữa các thành viên nhóm và thiếu rõ ràng về các mục tiêu tổ chức.

Tôi tin rằng việc giải quyết những thách thức này ngay lập tức là cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của chúng ta diễn ra một cách trơn tru. Tôi lịch sự yêu cầu ban quản lý xem xét việc triển khai các biện pháp để cải thiện sự phối hợp, tối ưu hóa các kênh giao tiếp và cung cấp hướng dẫn rõ ràng hơn về các mục tiêu.

Xin cảm ơn các bạn vì sự chú ý đối với vấn đề này. Tôi mong chờ được thảo luận thêm về các giải pháp tiềm năng và cùng nhau làm việc để tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi hơn.

Trân trọng,

Trần Trung Anh

3. Thư phàn nàn bằng tiếng Anh trong cuộc sống hàng ngày

Dear Manager,

I hope this message finds you well. I am writing to express my disappointment regarding the quality of food served at your restaurant.

During my recent visit, I found the dishes to be below the standard I expected. The food was overcooked and lacked flavor, and the presentation was also unsatisfactory. Additionally, the service was slow, and there seemed to be a lack of attention from the staff.

As a regular customer, I have always enjoyed dining at your establishment, but this experience has left me quite dissatisfied. I kindly request that you address these issues promptly to maintain the reputation of your restaurant.

Thank you for your attention to this matter. I hope to see improvements in the future.

Sincerely,

Hoang Minh Chau

Dịch:

Kính gửi Quản lý,

Tôi hy vọng bạn đang tốt. Tôi viết để bày tỏ sự thất vọng của mình về chất lượng thức ăn được phục vụ tại nhà hàng của bạn.

Trong lần ghé thăm gần đây, tôi thấy các món ăn dưới mức chuẩn mà tôi mong đợi. Thức ăn bị nấu quá chín và thiếu hương vị, cũng như cách bày trí không đạt yêu cầu. Ngoài ra, dịch vụ chậm và dường như thiếu sự chú ý từ phía nhân viên.

Là một khách hàng thường xuyên, tôi luôn thích thú khi ăn tại nhà hàng của bạn, nhưng trải nghiệm này đã khiến tôi cảm thấy không hài lòng. Tôi lịch sự yêu cầu bạn xử lý những vấn đề này ngay lập tức để duy trì uy tín của nhà hàng của bạn.

Xin cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề này. Tôi hy vọng sẽ thấy sự cải thiện trong tương lai.

Trân trọng,

Hoàng Minh Châu

ĐĂNG KÝ NGAY:

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh và đưa ra một số mẫu thư minh hoạ tiêu biểu. Hy vọng bạn có thể áp dụng những kiến thức này hiệu quả trong công việc cũng như cuộc sống. Bên cạnh đó, đừng quên đăng ký làm bài test trình độ tiếng Anh miễn phí tại đây để biết được khả năng của mình nhé. Langmaster chúc bạn thành công!