Best regards là gì? Cách sử dụng chính xác nhất trong email công việc

Khi viết email, đặc biệt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, phần kết thúc email đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người nhận. Một trong những cụm từ được sử dụng phổ biến phổ biến nhất chính là "best regards". Nhưng best regards là gì, và làm thế nào để sử dụng cụm từ này đúng cách? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa, cách dùng, và những lưu ý khi sử dụng best regards, đồng thời cung cấp các cụm từ thay thế phù hợp với từng ngữ cảnh.

I. Best Regards là gì?

Phát âm: /best rɪˈɡɑːdz/

Cụm từ "best regards" được tạo thành từ hai từ riêng biệt: Best: Mang nghĩa "tốt đẹp nhất" hoặc "tốt nhất." Regards: Là danh từ số nhiều, thường được sử dụng để gửi lời chúc tốt đẹp hoặc thiện chí tới người khác. 

Đặc biệt, theo từ điển Oxford, "regards" mang ý nghĩa: “Used to send good wishes to somebody at the end of an email or letter, or when asking somebody to give your good wishes to another person who is not present.”

(Được dùng để gửi lời chúc tốt đẹp tới ai đó vào cuối email hoặc thư, hoặc nhờ ai đó chuyển lời chúc tới người khác không có mặt.)

Như vậy, "best regards" có thể hiểu là gửi tới bạn lời chúc tốt đẹp nhất. Trong ngữ cảnh email, cụm từ này tương đương với từ "trân trọng" hoặc "trân trọng nhất", thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và thiện chí của người gửi đối với người nhận.

Ví dụ:

1. Thank you for your support. Best regards, [Your Name]
   (Cảm ơn bạn đã hỗ trợ. Trân trọng, [Tên của bạn])
2. Please feel free to contact me if you have any questions. Best regards, [Your Name]
   (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Trân trọng, [Tên của bạn])

II. Cách dùng Best Regards chính xác

Việc sử dụng "best regards" trong email không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo ấn tượng tích cực với người nhận. Dưới đây là các trường hợp sử dụng cụm từ này đúng cách:

• Email gửi cho đối tác, khách hàng
• Email gửi cho đồng nghiệp
• Người nhận có thái độ thoải mái trong các email trước đó
• Email cho khách hàng thân thiết
• Email cho đối tác hoặc khách hàng tiềm năng
• Email để nhờ cậy một vấn đề
• Khi không chắc chắn nên sử dụng lời kết nào
• Khi giao tiếp với người mới quen qua email
• Email ứng tuyển bằng tiếng Anh

Ví dụ:

• We truly appreciate your feedback on the proposal. Best regards, [Your Name]
  (Chúng tôi thực sự cảm kích phản hồi của bạn về đề xuất này. Trân trọng, [Tên của bạn])
• Thank you for choosing our services. Best regards, [Your Name]
  (Cảm ơn bạn đã lựa chọn dịch vụ của chúng tôi. Trân trọng, [Tên của bạn])

III. Phân biệt Best regards, Kind regards, Warm regards và Regards

Ngoài best regards, bạn có thể gặp các cụm từ kết thúc email khác như kind regards, warm regards và regards. Tuy nhiên, mỗi cụm từ lại có mức độ trang trọng khác nhau, phù hợp với từng mối quan hệ và ngữ cảnh giao tiếp. Dưới đây là sự phân biệt chi tiết:

1. Kind Regards

Phát âm: /kaɪnd rɪˈɡɑːdz/

• Ý nghĩa:
• Kind regards có mức độ trang trọng cao hơn best regards, thường được dùng để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự trong giao tiếp công việc.
• Cụm từ này phù hợp với email lần đầu gửi cho đối tác, thư giới thiệu, hoặc các ngữ cảnh cần giữ khoảng cách nhất định.
• Ví dụ:
• Thank you for your interest in our company. Kind regards, [Your Name]
  (Cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty chúng tôi. Trân trọng, [Tên của bạn])
• Please feel free to contact me for further information. Kind regards, [Your Name]
  (Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu cần thêm thông tin. Trân trọng, [Tên của bạn])

2. Warm Regards

Phát âm: /wɔːm rɪˈɡɑːdz/

• Ý nghĩa:
• Warm regards mang sắc thái gần gũi hơn so với best regards, thể hiện sự nồng nhiệt và thân thiện.
• Cụm từ này thường được dùng khi gửi email cho bạn bè, người thân quen, hoặc đối tác có mối quan hệ gắn bó lâu dài.
• Do sự thân mật này, warm regards ít phù hợp với email mang tính chất kinh doanh trang trọng.
• Ví dụ:
• I hope this email finds you well. Warm regards, [Your Name]
  (Tôi hy vọng bạn khỏe mạnh khi nhận được email này. Trân trọng, [Tên của bạn])
• It was wonderful catching up with you last week. Warm regards, [Your Name]
  (Thật tuyệt khi được trò chuyện với bạn tuần trước. Trân trọng, [Tên của bạn])

3. Regards

Phát âm: /rɪˈɡɑːdz/

• Ý nghĩa:
• Regards là cách kết email ngắn gọn và ít trang trọng nhất trong các cụm từ trên.
• Thường được sử dụng trong các email nhanh, không yêu cầu sự bày tỏ tình cảm rõ rệt. Đây là lựa chọn phù hợp khi giao tiếp với đồng nghiệp hoặc trong các tình huống không đòi hỏi mức độ trang trọng cao.
• Ví dụ:
• Let me know your thoughts. Regards, [Your Name]
  (Hãy cho tôi biết suy nghĩ của bạn. Trân trọng, [Tên của bạn])
• Please review the attached document. Regards, [Your Name]
  (Vui lòng xem tài liệu đính kèm. Trân trọng, [Tên của bạn])

Phân biệt Best regards, Kind regards, Warm regards và Regards

Để lựa chọn cụm từ kết thư phù hợp, bạn cần xác định được:

• (1) Người nhận là ai? 
• (2) Mức độ thân thiết của mối quan hệ như thế nào? 
• (3) Mục đích của bức thư là gì? (Công việc hay cá nhân).

Chỉ khi trả lời được các câu hỏi trên, bạn mới dùng cách kết thư chính xác và chuyên nghiệp nhất có thể.

Xem thêm:

=>  50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

=>  CÁCH TRẢ LỜI EMAIL THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG ANH CỰC CHUYÊN NGHIỆP

IV. Một số cụm từ đồng nghĩa với Best Regards trong email

Trong giao tiếp qua email, ngoài best regards, bạn có thể sử dụng nhiều cụm từ đồng nghĩa khác để thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp hoặc thân thiện với người nhận.

1. Email thể hiện sự trang trọng

• Sincerely (Dùng khi biết tên người nhận)
• Yours sincerely (Dùng khi đã gặp hoặc nói chuyện với người nhận)
• Yours Truly (Dùng khi không biết tên người nhận, phổ biến trong Anh - Mỹ)
• Yours faithfully (Dùng khi không biết tên người nhận, phổ biến trong Anh - Anh)
• Thank you in advance/ Thanks in advance (Dùng khi bạn nhờ người nhận làm điều gì đó)
• Best wishes (Chúc mọi điều tốt lành)

2. Email thể hiện sự thân mật

• Best (Dùng khi người nhận là người bạn thường xuyên giao tiếp)
• Thanks/ Thanks so much
• See you soon
• Onward and upward
• Cheers
• Love
• Your friendly [chức vụ]
• Congratulations (Chúc mừng)
• Take care (Dùng khi bạn biết rõ về tình htrạng sức khoẻ/ tình huống của người nhận)
• As ever (Như mọi khi)

Xem thêm: Cách viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

V. Một số lưu ý khi dùng Best Regards

1. Không viết hoa hoặc in đậm

Best regards được viết ở cuối thư, trước chữ ký của người viết và đi kèm dấu phẩy: 

Best regards,

[Tên người viết]

[Chức vụ] (Có thể có hoặc không)

Không viết hoa và in đậm Best Regards trong email

Không nên viết hoa hoặc in đậm toàn bộ cụm từ vì viết hoa hoặc in đậm chỉ dùng khi nhấn mạnh nội dung nào đó. Điều này có thể khiến bức thư của bạn kém chuyên nghiệp hơn, để lại ấn tượng xấu đối với người nhận, hoặc tệ hơn, làm người nhận hiểu sai vấn đề chính mà bạn đang muốn truyền đạt.

Xem thêm:

=> 40 CHỦ ĐỀ TỰ HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM TỰ TIN THĂNG TIẾN

=> 100 CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP HÀNG NGÀY THÔNG DỤNG NHẤT

2. Không sử dụng biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc là yếu tố khá thừa thãi và không phù hợp với văn phòng nghiêm túc của thư từ kinh doanh. Do đó, hạn chế việc thêm các biểu tượng cảm xúc khi dùng Best regards trong thư.

3. Viết đúng chính tả

Lưu ý này không chỉ dùng với Best Regards mà áp dụng bất kỳ lúc nào bạn viết email. Một trong nhiều tiêu chí để đánh giá tính chuyên nghiệp của một bức thư là không có lỗi chính tả, đặc biệt là phần kết thư. Hãy chắc chắn rà soát lại văn bản trước khi bấm nút “Gửi” bạn nhé!

4. Không sử dụng dấu chấm than

Dấu chấm than thường được sử dụng trong câu cảm thán và câu cầu khiến. Cho dù đang phấn khích như thế nào đi chăng nữa, tránh sử dụng dấu chấm than sau từ Best Regards. Việc này vừa khiến cách kết thúc thư bị sai về hình thức, lại ghi “điểm trừ” với người nhận.

5. Tránh lạm dụng best regards cho tất cả mọi email

Dù best regards là cụm từ phổ biến, bạn nên cân nhắc sử dụng các cụm từ khác như kind regards, warm regards hoặc regards tùy thuộc vào ngữ cảnh và mối quan hệ với người nhận.

VI. Các từ viết tắt tiếng Anh trong email mà bạn nên biết

Trong giao tiếp công việc, đặc biệt là qua email, các từ viết tắt tiếng Anh được sử dụng rất phổ biến để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Dưới đây là các từ viết tắt mà bạn nên biết:

VII. Các mẫu câu kết thúc email có thể dùng kèm với best regards

Khi hoàn thiện email hoặc thư từ, bạn có thể thêm các câu dưới đây trước khi sử dụng “best regards” để kết thúc:

• I look forward to your response.
• Thank you for your time and attention.
• Feel free to reach out if you have any questions.
• I appreciate your prompt reply.
• Please let me know if you need further details.

Xem thêm: 50 Mẫu viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Việc sử dụng cụm từ best regards một cách đúng đắn sẽ giúp bạn nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email, đặc biệt trong môi trường công việc. Ngoài ra, việc linh hoạt lựa chọn các cụm từ kết thúc email phù hợp còn giúp bạn gây ấn tượng với người nhận.

Nếu bạn muốn cải thiện tiếng Anh toàn diện, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và viết email chuyên nghiệp, hãy tham gia ngay khóa học tiếng Anh giao tiếp trực tuyến tại Langmaster. Khóa học được thiết kế với phương pháp hiện đại hiệu quả, lộ trình cá nhân hóa và giáo viên Quốc tế, sẽ giúp tự tin sử dụng tiếng Anh trong công việc và cuộc sống.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh