50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

Chắc chắn nhiều bạn đang cảm thấy khó khăn khi soạn email bằng tiếng Anh. Trong bài này, chúng ta sẽ cùng học cách viết email bằng tiếng Anh theo mẫu chuẩn từ đầu tới cuối nhé. Cảnh báo bài hơi bị dài nhưng rất rất cần thiết, mọi người chuẩn bị giấy bút và tài liệu đầy đủ nha.

Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết từ bố cục các phần phải có trong 1 bức email. Sau đó là chi tiết nội dung từng phần và cách viết chi tiết. Để xem các email mẫu, các bạn tua nhanh tới phần cuối và bỏ túi ngay nè.

1. Cách viết email bằng tiếng Anh, bố cục chung của email.

1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Để viết được một email đúng chuẩn, bạn cần nắm vững phần bố cục trước tiên nhé. Về cơ bản cách viết email bằng tiếng Anh sẽ bao gồm 3 phần: mở đầu, nội dung chính, kết thúc và ký tên người gửi.

• Lời chào đầu thư

– Dear Mr/ Mrs + (họ của người nhận) 

(Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị …)

– Dear Sir/Madam …

(Kính gửi Ngài/Ông/Bà)

• Nội dung bắt đầu

– I am writing (this email) to you with regards to …

(Tôi viết thư này cho bạn/bà/ngài/ông/… để nói về vấn đề…)

– I’m trying to contact you to inform (you) about …

(Tôi liên hệ với bạn/anh/chị/ông/bà để thông báo về …)

– I am writing/reaching in connection to …

(Tôi viết thư này vì các thông tin có liên quan tới …)

• Nội dung kết thúc

– I look forward to hearing from you soon/as soon as possible. 

(Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị/ông/bà/…)

– For further information, please do not hesitate to contact/call/find me at + SĐT

(Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi qua SĐT …)

• Ký tên

– Best regards (Trân trọng)

– Yours faithfully (nếu bắt đầu thư bạn viết Dear Sir/Madam)

(Trân trọng/Chân thành) 

– Yours sincerely (nếu bắt đầu thư bằng Dear Mr/Mrs/Ms + họ)

(Trân trọng/Chân thành) 

Bố cục cơ bản sẽ gồm các phần này, giờ thì cùng xem cách viết email bằng tiếng Anh cụ thể theo từng bước nhé!

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

1.1. Cách viết email tiếng Anh, phần mở đầu 

• Lời chào

– Dear Ms. Walker

(Kính thưa/Kính gửi bà/cô Walker)

• Lời mở đầu thư (không bắt buộc)

– I hope this email finds you well = I hope you’re doing well

(Hy vọng là cô/bà vẫn khỏe)

1.2. Cách viết email tiếng Anh, nội dung chính

Trong phần này, bạn cần giới thiệu lại tên, đơn vị công tác để nhắc nhớ tới người nhận thư trong trường hợp mối quen biết không thân thiết. Với các email trong luồng qua lại thường xuyên, bạn có thể tạm bỏ qua phần này nhé.

• Mục đích viết email

– With reference to our previous chat, I would like to send you the information of our online courses.

(Liên quan đến phần trao đổi trước của chúng ta, tôi xin gửi các thông tin chi tiết của các khóa học trực tuyến của chúng tôi.)

– The class numbers and timetables of available English courses are stated in the detailed quotation attached below.

(Số lớp và thời gian học của các lớp còn chỗ đã được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.)

1.3. Cách viết email tiếng Anh, kết thúc email

– For further information, please contact me via email admin@langmaster.edu.vn or at 03468671xx.

(Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua email admin@langmaster.edu.vn hoặc gọi số 03468671xx.)

– I’m looking forward to hearing from you.

(Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn/bà/ông.)

• Lời cảm ơn người đọc và ký tên cuối cùng

– Thanks/Thank you for your time!

– Best regards/Yours truly,...

(Xin cảm ơn, trân trọng!)

Xem thêm: CÁCH VIẾT ĐOẠN VĂN GIỚI THIỆU BẢN THÂN BẰNG TIẾNG ANH ẤN TƯỢNG

2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn

2.1. Cách viết lời chào đầu thư

Thường khi viết các email trong môi trường công việc quy chuẩn, bạn chỉ nên dùng “Dear” ở phần đầu thư. Chỉ khi người nhận là bạn bè hoặc đồng nghiệp thân cận bạn mới nên cùng Hello, Hi hoặc các câu chào khác. 

• “Dear + …”

– Mr - ông/ngài: dùng cho người nhận là nam

– Ms - cô/bà: dùng cho người nhận là nữ

– Mrs - bà: dùng cho người nhận là nữ đã kết hôn

Trong đó:

– Người nhận là người Việt Nam, bạn dùng Dear + tên đệm + tên hoặc đầy đủ cả họ tên 

(Dear Mr. Hồng Hải/ Dear Mr. Nguyễn Hồng Hải)

– Người nhận là người nước ngoài, bạn dùng Dear + họ hoặc tên đầy đủ

(Dear Mr Decker/ Dear Ms Anna Decker)

– Người nhận là 1 tập thể, 1 nhóm nhiều người, cần dựa trên trường hợp cụ thể để gọi những người đó. Ví dụ:

Dear SEO team, (Gửi team SEO,)

Dear CnB Department, (Gửi phòng CnB,)

Dear HR team and Marketing Team, (Gửi team Nhân sự và team Thị trường,)

2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Câu mở đầu email tiếng Anh là không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể trực tiếp trình bày mục đích viết email này. Lời mở đầu email được chia thành hai dạng phổ biến.

– Hỏi thăm sức khỏe, tình trạng của người nhận.

– Cảm ơn người nhận vì trước đó họ đã gửi hoặc phản hồi email của bạn.

Lưu ý:

– Việc hỏi thăm sức khỏe chỉ nên dùng với những người bạn đã có mối quan hệ khá thân thiết hoặc những người lớn tuổi và họ thích được hỏi thăm. 

– Đối với những đối tượng công việc còn lại, bạn nên đi thẳng vào mục đích viết email. Đảm bảo thông tin đầy đủ, ngắn gọn vào thẳng vấn đề để tiết kiệm thời gian cho đôi bên.

• Một số lời mở đầu email bằng tiếng Anh

– I hope this (email) finds you well. = I hope you’re doing great.

(Mong rằng ông/bà vẫn khỏe/ Mong rằng mọi việc đều ổn cả.)

– I hope you had a great weekend/week/vacation/...

(Tôi hy vọng ông/bà/đã có một tuần/cuối tuần/kỳ nghỉ tuyệt vời.) 

– I hope you all are doing well.

(Tôi hy vọng tất cả mọi người đều ông cả.)

– Thank you/Thanks for getting back to me.

(Cảm ơn vì đã phản hồi/trả lời tôi.)

– Thank you/Thanks for contacting me/us/tên công ty

(Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/chúng tôi/công ty.)

– I am/We’re happy to receive/get your email.

(Tôi/Chúng tôi rất vui khi nhận được email từ bạn/ông/bà/...)

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

2.3.1. Trả lời, phản hồi thư từ khách

– I’m writing to reply to your _____ (cụm danh từ/V-ing)

Ví dụ: I’m writing to reply to your concern about the opening day.

(Tôi viết email này để phản hồi thắc mắc của bạn về vấn đề việc ngày mở cửa.)  

– I’m writing with/in regard to your _______ (cụm danh từ/V-ing)

Tôi viết email này để trả lời/phản hồi về ______ của bạn.

Ví dụ: I’m writing with regard to your request for a testing schedule.

(Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu về lịch trình kiểm tra của bạn.)

2.3.2. Chủ động gửi thư cho người khác

– With reference to ______(cụm danh từ/V-ing), I would like to _____ (động từ)

Liên quan đến vấn đề ______, tôi muốn _______

Ví dụ: With reference to our last discussion, I would like to send you the list of the interviewers.

(Liên quan tới lần trao đổi gần đây nhất của chúng ta, tôi xin gửi danh sách những người chịu trách nhiệm phỏng vấn.)

– I’m writing to _____ (động từ)

Tôi viết email này để…

Ví dụ: I’m writing this email to request for a refund.

Tôi viết email này để yêu cầu hoàn tiền.  

– I’m writing with/in regard to ______(cụm danh từ/V-ing)

Tôi viết email này vì có liên quan đến/để bàn về …

Ví dụ: I’m writing with regard to our purchasing contract.

(Tôi viết email này để bàn về hợp đồng mua hàng của chúng ta.)

– I’m reaching (out) to _____ (động từ)

Tôi liên lạc để…

Ví dụ: I’m reaching out to make a complaint about your COD shipping service.  

(Tôi liên lạc để khiếu nại về dịch vụ giao hàng COD của bên bạn.)

– I wish to draw your attention to ______ (cụm danh từ/V-ing)

Tôi mong bạn có thể dành thời gian tìm hiểu về …

Ví dụ: I wish to draw your attention to the offer we’re having with the washing machine you asked me about last week.

(Tôi mong muốn bạn có thể dành thời gian cân nhắc về lời mời mua máy giặt mà tuần trước bạn đã hỏi tôi.)

2.4. Cách đưa thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh

2.4.1. Cách viết email bằng tiếng Anh đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin

– I would (highly/very) appreciate if you could _____ (động từ) 

Tôi sẽ (rất) cảm kích/biết ơn nếu bạn có thể …

Ví dụ: I’d highly appreciate if you could send me the list of the online courses that Langmaster provides before this Friday.

(Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi tôi danh sách các khóa học online mà Langmaster có thể cung cấp trước thứ Sáu này.)

– I would be grateful if you could _____ (động từ)

Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể …

Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the number of students of our upcoming classes.

(Tôi rất biết hơn nếu bạn có thể báo cho tôi số học sinh của các lớp học sắp tới.)

– It would be great if you could _____ (động từ)

Sẽ thật tốt nếu bạn có thể …

Ví dụ: It would be great if you could help us get the contact of Ms.Liesel, my favorite teacher.

(Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giúp chúng tôi xin thông tin liên lạc của Ms Liesel, giáo viên yêu thích của chúng tôi.)

– It would be a great support/help if you could _____ (động từ) 

Nếu bạn có thể hỗ trợ tôi …

Ví dụ: It would be a great help if you could send us the assignment of our last meeting.

(Nếu bạn có thể gửi cho tôi biên bản về buổi họp trước đó của chúng ta thì tốt quá.)

2.4.2. Cách phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin

– The ______ (tên thông tin) that you need is attached below

… mà bạn cần được đính kèm bên dưới.

Ví dụ: The list of potential customers that you need is attached below.

(Danh sách khách hàng tiềm năng mà bạn cần được đính kèm bên dưới.)

– The _____ (tên thông tin) that you’re looking for can be found in the ____ (tên file) attachment below.

… mà bạn đang tìm kiếm có trong trong file đính kèm bên dưới.

Ví dụ: The detailed contacts that you’re looking for can be found in the attachment below.

(Thông tin liên lạc chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong tệp đính kèm bên dưới. )

– We’re glad to inform you that I/we can _____ (động từ)

Chúng tôi rất vui khi có thể thông báo với bạn rằng tôi/ chúng tôi có thể…

Ví dụ: I’m glad to inform you that I can forward the information to you as soon as I get it.

(Tôi rất mừng và tôi sẽ chuyển tiếp thông tin cho bạn ngay khi tôi có chúng.)

2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh

– _____ (tên thông tin) has negatively affected _____ (tên thông tin) 

… đã (và đang) tác động tiêu cực tới …

Ví dụ: The delay in your response has negatively affected our working process. We need your confirmation soon.

(Vì bạn chưa phản hồi nên quá trình làm việc của chúng tôi bị ảnh hưởng. Chúng tôi cần xác nhận của bạn sớm.)

– I found the quality/(tên sản phẩm) very/ quite ____ (tính từ chê bai tiêu cực)

Tôi thấy chất lượng sản phẩm khá là tệ

Ví dụ:  We found the quality of the speaker quite disappointing.

(Chúng tôi thấy chất lượng của cái loa đáng thất vọng.)

– I would like to see your effort in _____ (Ving/Cụm danh từ)

Tôi muốn các bạn nhanh chóng xử lý …

Ví dụ: We absolutely would like to see your effort in improving the shipping service.

(Tôi muốn các bạn nhanh chóng cải thiện dịch vụ giao hàng.)

– I/We want to know how your company can make up for _____ (Ving/cụm danh từ) I/ we have experienced.

Tôi/Chúng tôi muốn biết liệu công ty bạn có thể bồi thường như thế nào cho ___ mà chúng tôi phải trải qua.

Ví dụ: We wanted how your company can make up for the inconvenience that we have experienced.

(Chúng tôi muốn biết công ty của bạn có thể bồi thường như thế nào cho sự bất tiện mà chúng tôi phải trải qua.)

– Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unwantedly, we will have to take further action.

(Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và triệt để, chúng tôi không hề muốn nhưng sẽ có biện pháp quyết liệt hơn.)

2.4.4. Cách viết mail xin lỗi bằng tiếng Anh

– I/ We sincerely apologized for ______ (cụm danh từ/Ving)

Tôi/Chúng tôi chân thành xin lỗi về việc …

Ví dụ: We sincerely apologized for your unsatisfied experience.

(Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không hài lòng của bạn.)

– Please allow me/us to apologize for ______ (cụm danh từ/Ving)

Tôi/chúng tôi xin phép được xin lỗi về …

Ví dụ: Please allow us to apologize for the delay in the delivery of your parcel.

(Xin cho phép tôi/chúng tôi được xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao gói hàng của quý khách.)

– Please accept my/our sincere apology for ______ (cụm danh từ/Ving)

Mong bạn/quý khách sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/chúng tôi về …

Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience.

(Mong quý khách sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.)

– Please let us know what we can do to make up/compensate for ______ (cụm danh từ/Ving)

Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho …

Ví dụ: Please let us know what we can do to compensate for your unsatisfied experience.

(Mong quý khách có thể cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của bạn.)

2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về tệp đính kèm email

– Kindly find the information (you need) in the attachment(s) below. 

Xin hãy đọc thông tin trong (những) tệp đính kèm bên dưới.  

– You can find _____ (tên thông tin) in the file(s) attached below.

Bạn có thể đọc _____ trong (các) tệp được đính kèm bên dưới.

Ví dụ: You can find the detailed contacts in the file attached below.

(Bạn có thể tìm thấy thông tin liên lạc chi tiết trong tệp đính kèm.) 

– Please accept my/our sincere apology for _____ (cụm danh từ/Ving)

Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về…

Ví dụ:  Please accept our (sincere) apology for the inconvenience.

(Mong quý khách sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.)

– I’m sending you _____ (tên tệp/thông tin) as an attachment. 

Tôi gửi cho bạn ______ trong tệp đính kèm.

Ví dụ: I’m sending you the syllabus as an attachment.

(Tôi gửi cho bạn chương trình học trong tệp đính kèm.)

– I’m afraid I can’t open/read the file/attachment(s). Could you please help me check it/them again?

Tôi không thể mở/đọc được (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra lại không?

– Could you please send ______ (tên thông tin/tên tệp) again in PDF format?

Bạn có thể gửi lại … cho tôi bằng file PDF không?

Ví dụ: Could you please send the details again in PDF format?

(Bạn có thể gửi lại chi tiết bằng file PDF được không?)  

2.4.6. Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin phản hồi

– For further information, please reach/contact me at ____ (email/SĐT)

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc sđt là …  

Ví dụ: For further information, please reach me at adminlangmaster@gmail.com or 0345672822.)

(Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua adminlangmaster@gmail.com or 0345672822.)

– If you have any questions, please let me know right away. I’m always eager/willing to answer.

(Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho tôi biết ngay nhé, tôi luôn sẵn sàng trả lời.)

– If you need any help or support, please don’t hesitate to contact me (at + thông tin).

Nếu bạn cần sự giúp đỡ hay hỗ trợ gì, hãy đừng ngần ngại mà liên lạc với tôi nhé.

– I/We look forward to hearing from you soon/as soon as possible.

Tôi/Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn sớm/càng sớm càng tốt.  

2.5. Lời kết nội dung email trước khi ký tên

Warm regards,

Appreciatively,

Yours truly,  

Yours sincerely,

Best regards,

Sincerely,  

Respectfully,  

Thanks again,  

→ Ghi lại họ tên đầy đủ của người gửi.

Xem thêm:

=> 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

=> Viết email tiếng Anh chuẩn hơn

=> Tạo ấn tượng với đối tác qua email

3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Khi viết email bằng tiếng Anh các bạn nên lưu ý những điều sau để đảm bảo viết đúng và hiệu quả nhé.

3.1. Xác định đối tượng nhận thư và mức độ trang trọng

Khi viết các email công việc, dù bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, các bạn cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Khi đối tượng nhận thư là cấp trên, khách hàng hay đối tác, mức độ lịch sự càng cần được đề cao. 

Thư của bạn khi này cần một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ ngữ và văn phong nghiêm túc phù hợp với dạng văn viết trang trọng.

Nếu người nhận là bạn bè thân thiết, đồng nghiệp hay thậm chí là khách hàng thân thiết, bạn có thể viết email bằng các từ ngữ dân dã hơn. Phần bố cục có thể lược bớt các phần chào hỏi rườm rà. Khi này cuộc trò chuyện sẽ nhẹ nhàng, gần gũi hơn nhiều.

3.2. Trang trọng nhưng không khó hiểu

Nhiều người vẫn hay hiểu lầm rằng email trang trọng đồng nghĩa với việc dùng từ vựng khó, “sang chảnh”, hay idiom như đi thi IELTS. Trên thực tế, việc cố sử dụng những từ “cao siêu” không những không mang lại sự trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. 

Chính vì vậy bạn chỉ cần sử dụng các câu văn gãy gọn, bố cục đầy đủ chuẩn form và quan trọng nhất là đúng, đủ ý để đảm bảo sự thành công của cuộc trò chuyện nhé.

4. Các mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng

4.1. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh.

“Dear Mr. Tony Dzung,

I’m interested after reading your job posting for the position of Viral Video Content Creator. I believe my experience is well qualified for this position and I’m pleased to submit my CV and my portfolio.

My latest position was at MMO system, where I was in charge of producing teaching videos. I took part in writing scripts as well as working with the teachers. I have attached my portfolio down below. 

Through it, I hope you can take a quick look at my videos and get to know more about my educational background, work experience, and other achievements.

Please let me know If I can provide any further information or explain more about my previous experiences. I look forward to hearing from you soon.

Thank you so much for your consideration.

Yours sincerely,

Trix.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Gửi Mr. Tony Dzung,

Tôi thấy rất hứng thú cho vị trí sản xuất nội dung video viral của quý công ty. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù hợp cho vị trí này và tôi xin gửi CV và bản tóm tắt sản phẩm cá nhân.

Gần đây, tôi có làm việc tại MMO system và chịu trách nhiệm sản xuất video dạy học. Tôi tham gia vào việc soạn các kịch bản và làm việc với các giáo viên khác. Tôi đã gửi kèm tóm tắt sản phẩm này bên dưới.

Qua file tóm tắt này, quý công ty có thể hiểu hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các thành tựu khác của tôi. 

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì hoặc giải thích kĩ hơn về các công việc trước đây. Mong sớm nhận được phản hồi từ ông và quý công ty.

Cảm ơn ông và công ty đã cân nhắc!

Trân trọng,

Trix.”

Xem thêm:

CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHUẨN, GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

LANGMASTER - TUYỂN DỤNG GIẢNG VIÊN TIẾNG ANH ONLINE

4.2. Mẫu email yêu cầu bằng tiếng Anh.

“Dear Ms. Quynh,

I’m writing to request for the minutes of our meeting last Tuesday (October 11st, 2022). Our new campaign has just started, and we all find the information mentioned in the meeting very useful. We all agree that it’s better to take a careful look at the complete report taken by you, the minutes-taker that day.

We would highly appreciate it if you could send us the file before this Sat.

We look forward to hearing from you. Thank you in advance!

Sincerely,

Nguyen Hong Quan.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Gửi chị Quỳnh,

Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp vào ngày thứ Ba tuần trước (ngày 11 tháng 10, năm 2022). Dự án của chúng ta đã khởi động và chúng tôi rất cần các thông tin trong cuộc họp đó.

Chúng tôi đều rất muốn được đọc ghi chép báo cáo mà hôm đó chị, thư ký cuộc họp, có ghi lại. Sẽ rất tuyệt nếu chị có thể gửi file này trước ngày thứ 7.

Rất mong nhận được hồi âm từ chị Quỳnh, xin cảm ơn chị.

Trân trọng,

Nguyễn Hồng Quân.”

4.3. Mẫu thư phản hồi về tài liệu bằng tiếng Anh

“Dear Mr. White,

With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the syllabus of our classes.

The prices and other information about all classes can be found in the file below. I hope this can help you choose the course that is to your liking.

For further information and support, please contact me at adminlangmaster@gmail.com or the phone number 0345672822.

Eager to hear from you soon, thank you!

Yours truly,

Ngoc Huyen.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Thưa ông White,

Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chúng ta, tôi xin gửi chương trình học của các lớp.

Giá cả và các thông tin khác về tất cả các lớp học khác có trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn khóa học vừa ý.

Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ email adminlangmaster@gmail.com hoặc số điện thoại 0345672822.

Rất mong nhận được phản hồi từ ông, xin cảm ơn ông!

Trân trọng,

Ngọc Huyền.”

4.4. Mẫu thư mời tham gia họp bằng tiếng Anh

“Dear RnD Department,

I hope you all are doing well. I’m writing to inform you of our meeting this Tuesday (Nov 1st, 2022).

The purpose of this meeting is to discuss the plan for our company’s birthday event. Here is the detailed information about the meeting.

Date: Tuesday, November 1st, 2022

Time: 9:30 am

Location: Meeting room, Floor 3

Considering its importance, Ms. Niem would like to see you all at the meeting. Do confirm your attendance by replying to this email.

Thank you so much for your time!

Best regards,

Thu Ha.”

Lược dịch Tiếng Việt:

“Gửi phòng R&D,

Mọi việc bên các bạn vẫn ổn chứ? Tôi viết thư này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta vào thứ Ba tới (1 tháng 11, năm 2022).

Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sinh nhật công ty. Xin gửi các bạn chi tiết về buổi họp như sau.

Ngày: Thứ Ba, ngày 1 tháng 11, năm 2022

Giờ: 9h30 sáng

Địa điểm: Phòng họp tầng 3

Vì cuộc họp này quan trọng, Ms. Niềm mong muốn tất cả các bạn đều có mặt. Xin nhận tham dự bằng cách phản hồi email này.

Cảm ơn các bạn!

Trân trọng,

Thu Hà.

4.5. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh

“Dear Sir/Madam,

I wish to draw your attention to a problem with your order (SPX22666683103). The cabinet we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach the customer service several times, but the line has always been busy.

We’re very disappointed at your delivery service. We expect a response from you by 3 pm tomorrow at the latest, to inform us of how to solve this problem.

Unless this problem is solved promptly and thoroughly, we will have to take further action.

Yours truly,

Duy Le.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Chào ông/ bà,

Tôi viết email này mong bên ông/bà chú ý đến một vấn đề với đơn hàng mà chúng tôi đã đặt (SPX22666683103). Cái tủ mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được hàng.

Tôi cũng đã cố gắng liên lạc với tổng đài chăm sóc khách hàng nhiều lần nhưng đường dây luôn bận.

Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ giao hàng của công ty. Chúng tôi sẽ chờ đến muộn nhất là 3 giờ chiều mai để nhận email giải quyết vấn đề của bên ông/bà.

Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn.

Trân trọng,

Duy Lê.”

4.6. Mẫu thư xin lỗi trang trọng bằng tiếng Anh)

“Dear Mr. Walker,

First of all, please allow us to apologize for the delay in delivery of the order.

Due to the Covid-19 pandemic, the shipping procedure has gotten more complicated. This must have resulted in your order taking longer to be sent.

However, we hadn’t made you aware of the delay at the time. Once again, let us apologize for this inconvenience. We have already taken all necessary measures to make sure this will not happen again in the future.

As I have checked it out, your parcel has left our warehouse 2 days after the order was placed. It is currently in a transit warehouse that is only 1 day away from your location. We are doing the best we can to make sure that the product will reach you within the next 2 days.

On top of that, we are offering you a 20% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience.

Once again, please do accept our apology.

For further information and support, please contact me via email or at the phone number: 0345672822.

Yours truly,

Hai Yen.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Thưa ông Walker,

Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về việc giao hàng chậm trễ.

Do đại dịch Covid-19, thủ tục giao hàng trở nên phức tạp hơn. Điều này là lí do khiến cho đơn hàng của ông được gửi đi lâu hơn. Tuy nhiên, chúng tôi đã không kịp báo với ông về sự chậm trễ sớm hơn. 

Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng tôi đã rà soát các quy trình cần thiết để đảm bảo điều này sẽ không tái diễn trong tương lai.

Theo như tôi kiểm tra, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 2 ngày sau khi đơn được đặt. Nó hiện đang ở một nhà kho trung chuyển cách nhà của ông 1 ngày. Chúng tôi đang đảm bảo sản phẩm có thể sẽ được giao đến nơi trong 2 ngày tới.

Bên cạnh đó, chúng tôi xin gửi ông 1 phiếu giảm giá 20% cho lần mua hàng tiếp theo. Đây được coi để bồi thường cho trải nghiệm không tốt của ông.

Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.

Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc số điện thoại: 0345672822.

Trân trọng,

Hải Yến.”

5. Mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

5.1. Cách viết email tiếng Anh liên lạc lại với khách hàng cũ

1. Long time no see! So glad to hear from you again. 

(Đã lâu không gặp! Rất vui lại được được nghe tin của bạn.)

2. So happy we got reconnected. 

(Rất vui vì lần này chúng ta có cơ hội liên lạc lại với nhau.)

3. It’s always nice to keep in touch with old friends! 

(Thật tuyệt khi được giữ liên lạc với những người bạn cũ!)

4. So glad that we’re in touch again. 

(Thật vui vì chúng ta có cơ hội nói chuyện lần nữa.)

5. Glad to have you back in our life! 

(Chào mừng bạn quay trở lại.)

6. Can’t believe it’s been 2 months since we last spoke! Feels like yesterday. 

(Không thể tin rằng đã 2 tháng kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện rồi! Cảm giác như mới ngày hôm qua thôi vậy.)

5.2. Cách viết email bằng tiếng Anh nói về cuộc họp

1. Let’s have a meeting to discuss this project/issue/plan. 

(Chúng ta hãy họp để bàn về dự án/vấn đề/kế hoạch này.)

2. This issue was raised at the meeting we had on Friday. 

(Vấn đề này đã được đưa ra trong cuộc họp của chúng ta vào ngày thứ sáu.)

3. I’d be glad to tell you more about this _____ at the meeting today. 

(Tôi rất vui khi được trao đổi nhiều hơn về vấn đề này tại cuộc họp hôm nay.)

4. Let’s discuss this at a meeting if you have the time. 

(Hãy thảo luận vấn đề này tại 1 cuộc họp nếu bạn có thời gian.)

5. Why don’t we work it out at a meeting?

(Tại sao chúng ta không tổ chức 1 cuộc họp để giải quyết vấn đề này?)

6. At our last meeting, we talked about ... 

(Trong cuộc họp lần trước, chúng ta đã nói về …)

7. We’d like to have a meeting about _____ next Thursday. 

(Chúng tôi muốn mở một cuộc họp về ____ vào thứ năm tới.)

8. At the meeting, we agreed to ... 

(Tại cuộc họp, chúng ta/chúng tôi đã đồng ý …)

9. Let’s have a meeting sometime this week. 

(Hãy tham gia 1 cuộc họp vào 1 lúc nào đó tuần này.)

5.3. Cách viết mail cảm ơn bằng tiếng Anh

1. Thank you for your time. 

(Cảm ơn vì thời gian của bạn.)

2. Thank you for your consideration. 

(Cảm ơn bạn đã quan tâm.)

3. Thank you for …

(Cảm ơn bạn vì đã …)

4. Thank you for taking the time to ….

(Cảm ơn bạn đã dành thời gian để …)

5. I appreciate that you took the time to ...

(Tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để ...)

5.4. Cách viết email thông báo tin tốt

1. Sure you will be pleased to learn that …

(Chắc chắn bạn sẽ rất vui khi biết rằng …)

2. We are pleased to announce that …

(Chúng tôi rất vinh dự thông báo với bạn rằng…)

3. I just wanted to let you know that … 

(Tôi chỉ muốn bào cho bạn biết rằng …)

4. I’m glad to tell you that … 

(Tôi rất vui khi được báo với bạn rằng…)

5. It is my pleasure to let you know that …

(Tôi rất hân hạnh khi được cho bạn biết rằng ...)

6. We have some good news for you … 

(Chúng tôi có một số tin tốt cho bạn …)

5.5. Cách viết email bằng tiếng Anh báo tin xấu

1. That’s not really possible. 

(Điều đó thực sự bất khả thi.)

2. We regret to inform you that …

(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng …)

3. I’m afraid that we can’t ... 

(Tôi sợ rằng sẽ không thể ...)

4. I regret to inform you that due to a mistake in our system, … 

(Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng do lỗi hệ thống,…)

5. Unfortunately, I have to tell you that… 

(Thật không may, tôi phải nói với bạn rằng …)

6. Unfortunately, we cannot/we are unable to …

(Rất tiếc, chúng tôi không thể …)

7. I’m afraid it would not be possible to …

(Tôi e rằng sẽ không thể …)

8. After careful consideration, we have decided (not) to …

(Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ (không)…)

9. I’m afraid I’ve got some bad news for you. 

(Tôi e rằng tôi có một số tin xấu cho bạn.)

10. Despite my best efforts, it has proved to be impossible to… 

(Dù tôi đã cố gắng hết sức, nhưng không thể nào …)

5.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ

1. Our company is celebrating Christmas and New Year’s Eve from Dec 30 until Jan 4th.

(Công ty chúng tôi đang có kỳ nghỉ Giáng Sinh và Năm Mới từ ngày 30 tháng 12 cho tới ngày 4 tháng 1.)

2. I’m planning on a vacation in July, would that be all right with you?

(Tôi đang định đi nghỉ vào tháng 7, như thế có tiện cho bạn không?)

3. I’m currently on vacation. If you have questions about …, please write to … at (địa chỉ email). 

(Tôi hiện đang đi nghỉ. Nếu bạn có thắc mắc về …, vui lòng viết thư tới địa chỉ…)

4. We have a national holiday in our country on ... Therefore, our office will not be working on these days. 

(Chúng tôi đang nghỉ quốc lễ, vậy nên công ty tôi sẽ không làm việc vào những ngày đó.)

5.7. Viết email bằng tiếng Anh yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó

1. Could you please clarify what you’d like us to do?

(Bạn có thể vui lòng làm rõ những gì bạn muốn chúng tôi làm về …?)

2. I don’t fully understand section A, could you please explain that again?

(Tôi không hoàn toàn hiểu về đoạn A, bạn có thể giải thích một lần nữa không?)

3. When exactly are you expecting to have this assignment?

(Chính xác thì bạn mong đợi có tính năng này vào lúc nào?)

4. I didn’t quite get your point about chart B, could you be more specific?

(Tôi không hiểu ý bạn về bảng B, bạn giải thích rõ hơn được chứ?)

5. Could you please clarify this paragraph?

(Bạn có thể vui lòng làm rõ đoạn này được không?)

6. If you could please shed some light on this pie chart, I would really appreciate it.

(Nếu bạn có thể làm sáng tỏ về bảng này, tôi rất biết ơn.)

7. Could you please clarify when we should finish this?

(Bạn có thể nói rõ lúc nào chúng tôi cần hoàn thiện cái này không?)

5.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết

1. Here’s how we would take care of this issue. 

(Đây là cách chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này.)

2. There seems to be a problem with the new gadget.

(Có vẻ như có vấn đề với thiết bị mới.)

3. We’ve found an error on page 12.

(Chúng tôi đã tìm thấy một lỗi ở trang số 12.)

4. Which option would you want us to work on? 

(Bạn muốn chúng tôi làm phương án nào?)

5. We’d like to research this problem a bit more so that we can give you a more detailed list of options.

(Chúng tôi muốn nghiên cứu thêm để có thể cung cấp cho bạn danh sách các lựa chọn chi tiết hơn.)

6. However, the second option will take much longer than expected.

(Tuy nhiên, giải pháp thứ hai sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến.)

7. If we implement the first solution, we may have delivery problems in the future. 

(Nếu thực hiện giải pháp đầu tiên, chúng ta có thể sẽ gặp vấn đề với việc giao hàng trong tương lai.)

8. The first solution will take about 13 days, and the second may take up to 17 days. 

(Giải pháp đầu tiên sẽ mất khoảng 13 ngày và giải pháp thứ hai có thể mất đến 17 ngày.)

5.9. Cách viết email bằng tiếng Anh về thông tin đơn hàng.

We’re glad that you chose us! 

(Chúng tôi rất vui vì bạn đã đặt hàng chỗ chúng tôi!)

I’d like to cancel the order I placed on Oct 31st, 2022. 

(Tôi muốn hủy đơn hàng mà tôi đã đặt vào 31 tháng 10 năm 2022.)

Your order shouldn’t take more than 2.5 days to arrive.

(Đơn hàng của bạn sẽ không mất quá 2.5 ngày để đến nơi.)

I’d like to place an order for a printer. 

(Tôi muốn đặt hàng 1 chiếc máy in.)

Thank you for your order. 

(Cảm ơn bạn đã đặt hàng.)

Please confirm that you’ve received our order.

(Xin xác nhận bạn đã nhận đơn đặt hàng của chúng tôi.)

We’re processing your order and we’ll get back to you as soon as we can.

(Chúng tôi đang xử lý đơn đặt hàng của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có thể.)

Your order will be processed as quickly as possible.

(Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh nhất có thể.)

Please confirm your order at your earliest.

(Vui lòng xác nhận đơn đặt hàng sớm nhất có thể.)

We’ve received your order #SPX22666683103 

(Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn #SPX22666683103)

5.10. Cách viết email bằng tiếng Anh phần kết thư

1. Thank you for spending time. 

(Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian.)

2. If we can be of any further assistance, please let us know.

(Nếu chúng tôi có thể giúp gì thêm cho quý khách, vui lòng cho chúng tôi biết.)

3. Please let me know what you think of our services. 

(Xin vui lòng cho tôi biết những gì bạn nghĩ về các dịch vụ này.)

4. Thank you for taking our services into consideration.

(Cảm ơn bạn đã xem xét các dịch vụ của chúng tôi.)

5. If there’s anything I can do to help you, just drop me a line/a text. 

(Nếu tôi có thể làm gì để giúp bạn, cứ nhắn tin cho tôi.)

6. We hope you are happy with this arrangement.

(Chúng tôi hy vọng bạn hài lòng với sự sắp xếp này.)

7. If I can help in any way, please do not hesitate to contact me. 

(Nếu tôi có thể giúp gì được cho quý khách, xin đừng ngại liên lạc với tôi.)

8. Thank you once more for your help in this matter.

(Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự giúp đỡ lần này.)

9. Let me know if you need any help.

(Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ giúp đỡ nào.)

10. Looking forward to hearing from you,

(Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)

11. If you require any further information, do let me know. 

(Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, vui lòng cho tôi biết.)

Trên đây là tất tần tật cách viết email bằng tiếng Anh đúng chuẩn và chuyên nghiệp nhất. Langmaster hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng hơn hơn khi soạn thảo email hằng ngày. Hẹn gặp bạn trong những bài học sau!

Nếu bạn là người đi làm đang cần học thêm các mẫu câu giao tiếp tại nơi công sở, tham khảo thêm các bài viết của Langmaster nhé!

Xem thêm: TỔNG HỢP TỪ VỰNG VÀ MẪU CÂU GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC