CÁCH BƯỚC CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN BẰNG TIẾNG ANH THÀNH CÔNG

Trong thế giới ngày càng toàn cầu hóa, việc đàm phán bằng tiếng Anh chuyên ngành đã trở nên quen thuộc trong môi trường công sở. Tuy nhiên với nhiều người, đây là một nỗi sợ bởi sự tự ti về khả năng ngoại ngữ lẫn khả năng thuyết phục của bản thân. Tiếng Anh giao tiếp Langmaster sẽ giúp bạn lấy lại sự tin với 5 loại đàm phán tiếng Anh chuyên ngành và cách chuẩn bị kỹ lưỡng để thành công ngay sau đây.

1. Đàm phán tiếng Anh chuyên ngành là gì?

Đàm phán là quá trình thương lượng giữa hai hoặc nhiều bên với mục đích đạt được một thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên liên quan thông qua việc sử dụng. Trong bài viết trong bài này chúng ta tìm hiểu sâu hơn về đàm phán trong tiếng Anh.

Trong quá trình đàm phán, các bên sẽ sử dụng từ vựng và cụm từ chuyên ngành để trao đổi thông tin, đưa ra yêu cầu, đề xuất, và thỏa hiệp nhằm giải quyết bất đồng và đạt được sự đồng thuận. Đàm phán có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, chính trị, quan hệ lao động, giải quyết xung đột và các mối quan hệ cá nhân.

2. 5 loại đàm phán tiếng Anh chuyên ngành thông dụng

2.1 Cạnh tranh (I Win- You Lose)

Tình huống áp dụng: Bạn có thể áp dụng cách cạnh tranh này khi bạn cảm thấy có lợi thế rõ ràng hoặc khi mục tiêu không thể thỏa hiệp. Trong tình huống này, bạn sẽ mạnh mẽ bảo vệ lợi ích của mình và sẵn sàng đối đầu để đạt được kết quả mong muốn.
Chiến lược: Thể hiện quyết định và đề xuất của bạn một cách rõ ràng và mạnh mẽ. Hãy sử dụng các tài liệu và nghiên cứu đã chuẩn bị để ủng hộ quan điểm của mình.
Câu tiếng Anh mẫu: "We must insist on our terms for this deal to proceed. Our position remains firm on these points."

2.2 Nhượng bộ (I Lose – You Win)

Tình huống áp dụng: Khi bạn chấp nhận mất mát ngắn hạn để duy trì hoặc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác. Bạn có thể áp dụng cách này trong các cuộc đàm phán mà việc duy trì mối quan hệ là quan trọng hơn lợi ích tức thì.
Chiến lược: Biểu lộ sự linh hoạt và sẵn lòng thỏa hiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
Câu tiếng Anh mẫu: "Understanding the importance of this deal to your operations, we're prepared to adjust our initial proposal to better align with your expectations."

2.3 Né tránh (I Lose – You Lose)

Tình huống áp dụng: Khi các bên chọn lựa không đối đầu trực tiếp với xung đột hoặc tranh chấp. Bạn có thể áp dụng khi các đề xuất không thể đạt được hoặc mối quan hệ có thể bị tổn hại bởi sự đối đầu.
Chiến lược: Thể hiện sự kiên nhẫn, sẵn lòng chờ đợi để cả hai cùng bình tĩnh và tìm ra hướng giải quyết. Tránh làm tổn thương mối quan hệ nếu cố gắng đẩy mạnh chấp nhận một giải pháp ngay lập tức.
Câu tiếng Anh mẫu: "Given the current complexities, it might be beneficial for both of us to consider a temporary suspension of negotiations to reassess our priorities and strategies."

2.4 Thỏa hiệp (I Lose / Win Some – You Lose / Win Some)

Tình huống áp dụng: Thỏa hiệp là cách mà ở đó cả hai bên đều chấp nhận mất một phần lợi ích của mình để đạt được một giải pháp chấp nhận được. Đây là phong cách phổ biến trong các cuộc đàm phán với mục tiêu tìm ra điểm chung và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, đôi bên đều có lợi.
Chiến lược: Đề xuất các giải pháp sáng tạo và linh hoạt, thể hiện tinh thần nhượng bộ và mong muốn tìm ra điểm chung và giải pháp thỏa đáng lợi ích dài hạn cho cả hai bên. Đồng thời thể hiện chấp nhận mỗi bên đều giảm đi mong muốn cá nhân một phần.
Câu tiếng Anh mẫu: "If we both adjust our expectations slightly, I believe we can reach an agreement that is mutually beneficial and sustainable."

2.5 Đồng thuận (I Win – You Win)

Tình huống áp dụng: Đồng thuận là cách đàm phán nhấn mạnh việc tìm kiếm giải pháp sáng tạo mà tất cả các bên đều cảm thấy hài lòng. Nếu bạn chọn cách thì trong quá trình đàm phán sẽ đòi hỏi sự mở lòng, sẵn sàng lắng nghe và sự sáng tạo cao trong việc tìm kiếm giải pháp.
Chiến lược: Khuyến khích sự đóng góp ý kiến từ tất cả các bên, tập trung vào việc tìm ra giải pháp sáng tạo và bền vững mà không ai phải hy sinh quá nhiều.
Câu tiếng Anh mẫu: "Together, we have the opportunity to craft a solution that not only meets our individual needs but also sets a precedent for future collaboration."

Vậy nên, mỗi cách đàm phán đều có ứng dụng riêng trong các tình huống cụ thể và việc lựa chọn cách phù hợp có thể quyết định đến thành công của cuộc đàm phán. Hiểu biết về cách sử dụng ngôn ngữ cũng như chiến lược phù hợp với từng cách bạn chọn sẽ giúp bạn trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn trong mọi tình huống đàm phán.

Xem thêm:

=> VIẾT THƯ CHÀO HÀNG BẰNG TIẾNG ANH ĐẦY ĐỦ KÈM MẪU CHI TIẾT

=> GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

3. 8 bước cần chuẩn bị để đàm phán bằng tiếng Anh thành công

3.1 Liệt kê danh mục cần đàm phán

Trước khi đàm phán chính thức, bạn cần phải liệt kê những đề mục bạn cần đàm phán rõ ràng với đối tác trước khi ký kết hợp đồng hay bất kỳ thỏa thuận kinh doanh nào. Việc xác định trước các vấn đề cần giải quyết sẽ giúp bạn tránh bỏ sót công việc, xác định được mục tiêu rõ ràng hơn. Đặc biệt là có thể chuẩn bị các tài liệu có liên quan chi tiết và đầy đủ nhất có thể để có thể đạt được thỏa thuận mong muốn.

Ví dụ: Các danh mục cần được thỏa thuận với đối tác là nhà phân phối như sau:

Giá cả (Price)
Thời hạn thanh toán (Time for Payment)
Quy trình phân phối hàng hóa (Distribution Process)
Quyền lợi và nghĩa vụ (Rights and Obligations)
Dịch vụ bảo hành (Warranty Service)
Điều kiện khi thay đổi hoặc kết thúc hợp đồng (Conditions for Modification or Termination of Contract)
Bảo mật thông tin (Information Protection)

3.2 Nghiên cứu và phân tích về đối tác

Trước khi bắt đầu quá trình đàm phán bằng tiếng Anh, việc nghiên cứu và phân tích về đối tác là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Bạn nên hiểu rõ về các thông tin cơ bản của đối tác, tình hình kinh doanh, văn hóa cũng như phong cách làm việc của họ, để có thể đề ra các đề xuất phù hợp với cả hai bên và hạn chế được việc tranh luận, bất đồng quan điểm giữa cả hai bên.

Những thông tin bạn có thể nghiên cứu trước như sau:

Lịch sử hình thành và phát triển (History of formation and development)
Tình hình kinh doanh (Business situation)
Văn hóa và phong cách làm việc (Culture and working style)
Mục tiêu kinh doanh (Business goals)
Hàng hóa, dịch vụ của đối tác (Goods and services of partners)

3.3 Nâng cao vốn từ chuyên ngành

Điều đầu tiên để có thể đàm phán bằng tiếng Anh thành công đó là vốn từ dồi dào, đặc biệt là từ vựng chuyên ngành. Trong quá trình đàm phán chuyên nghiệp nếu mắc lỗi về vốn từ khiến bạn ngập ngừng, không thể bày tỏ ý kiến sẽ khiến bạn mất đi sự tự tin và dễ thất bại trong việc đàm phán.

Do đó sự am hiểu ngôn ngữ chuyên môn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn hiểu sâu sắc về nội dung mà đối phương đang trình bày. Bạn có thể bắt đầu với việc học từ mới hàng ngày, sau đó áp dụng chúng thường xuyên trong các tình huống thực tế trong môi trường công sở để ghi nhớ lâu và hiệu quả hơn.

Ví dụ: Bạn làm việc về trong ngành thiết kế đồ họa và cần đàm phán với đối tác về hợp đồng cho dự án sắp tới. Bạn thể tham khảo 250+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH THIẾT KẾ ĐỒ HỌA để mở rộng thêm về từ vựng chuyên ngành, tăng sự tự tin trong giao tiếp. Từ đó giúp buổi đàm phán của bạn trở nên suôn sẻ và thuận lợi như ý muốn.

Xem thêm:

=> 1000+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH CHO NGƯỜI ĐI LÀM

=> 500+ CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM THEO TÌNH HUỐNG

null

3.4 Luyện kỹ năng nghe và phản xạ tiếng Anh

Khả năng lắng nghe chính xác và phản ứng nhanh chóng đến những gì đối tác nói là yếu tố rất quan trọng trong việc đàm phán tiếng Anh chuyên ngành. Khác với ngôn ngữ mẹ đẻ, bạn có thể rất nhanh chóng nghe và hiểu những gì đối phương nói. Nhưng với ngoại ngữ, một ngôn ngữ mới với bản thân có thể khiến bạn trở nên lúng túng vì không thể hiểu rõ đối phương đang trao đổi những gì và từ đó bản thân cũng không thể phản xạ để đáp lại. Do đó bạn cần khắc phục và sửa lỗi phát âm Vietlish khi nói tiếng Anh.

Bạn có thể thường xuyên luyện nghe qua việc tiếp xúc với các nguồn tài liệu như bài giảng, podcast, hoặc thậm chí là các cuộc hội thoại chuyên ngành bằng tiếng Anh với các đồng nghiệp. Ngoài ra bạn có thể tham gia các lớp học giao tiếp tiếng Anh chuyên ngành tại các trung tâm uy tín như Tiếng Anh giao tiếp Langmaster - nơi đây các giáo viên chuyên môn cao sẽ giúp bạn cải thiện từ vựng, rèn luyện phản xạ và làm quen với việc thảo luận bằng ngoại ngữ.

3.5 Học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp

Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp không lời. Sự tự tin khi giao tiếp tiếng Ạnh, mở cửa và sẵn lòng lắng nghe được thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách đối phương nhận thức về bạn.

Luyện tập ánh mắt, cử chỉ tay, và thái độ cơ thể để thể hiện sự tự tin và tích cực. Đồng thời trong quá trình đàm phán, hãy luôn quan sát và hiểu ngôn ngữ cơ thể của đối phương để điều chỉnh phong cách giao tiếp và chiến lược đàm phán cho phù hợp.

3.6 Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề

Khi đàm phán, thỏa hiệp, ắt hẳn quá trình sẽ khó có thể diễn ra như những gì bạn chuẩn bị. Sẽ có những vấn đề phát sinh ngoài dự định, do đó bạn phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt mới có thể có được những thỏa hiệp cuối cùng như mong muốn.

Bạn có thể tham gia các khóa học và workshop về giải quyết vấn đề và kỹ năng đàm phán để cải thiện khả năng của bản thân. Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và linh hoạt sẽ là chìa khóa để đạt được kết quả đàm phán tốt nhất.

Xem thêm:

=> CÁCH DÙNG LINKEDIN HIỆU QUẢ ĐỂ ỨNG TUYỂN CÔNG VIỆC LƯƠNG CAO

=> 5 CÁCH THÔNG THẠO TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI CHO NHÀ QUẢN LÝ

3.7 Chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Trong bất kỳ quá trình đàm phán nào, luôn có khả năng xuất hiện các yếu tố không lường trước được. Có thể bao gồm sự thay đổi về tình hình kinh doanh, yêu cầu mới từ phía đối tác, hoặc sự xuất hiện của một đối thủ cạnh tranh. Do đó Kế hoạch ban đầu bạn chuẩn bị không hẳn sẽ đạt được thỏa thuận như ý của cả hai bên.

Chính vì thế để đảm bảo bạn nên chuẩn bị thêm kế hoạch 2 hay còn gọi là kế hoạch B - một bản kế hoạch khác so với bản chính thức bạn mới trình bày.kế hoạch. Kế hoạch B có thể giúp bạn nhanh chóng điều chỉnh hướng đi mà không mất quá nhiều thời gian hoặc nguồn lực.

Đồng thời điều này cũng khiến bạn tự tin hơn bởi đã có sự tính toán lường trước và có thể dẫn đến kết quả tốt hơn. Vì bạn không cảm thấy buộc phải chấp nhận mọi điều kiện đặt ra mà có thể dễ dàng chuyển sang các lựa chọn khác mà không cảm thấy bị mắc kẹt hoặc hạn chế.

3.8 Chuẩn bị kỹ lưỡng và tổ chức đàm phán thử

Cuối cùng, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng những tài liệu cần thiết, nghiên cứu chi tiết các vấn đề cần trao đổi và làm bước đệm vững chắc cho những luận điểm của mình để thuyết phục đối phương.

Ngoài ra, bạn có thể tổ chức các phiên thực hành đàm phán tiếng Anh chuyên ngành với đồng nghiệp hoặc qua các khóa học trực tuyến để làm quen với cảm giác và áp lực của cuộc đàm phán thực tế. Đồng thời, nhận ra trước các bất cập hoặc sự thiếu sót của bản thân để kịp thời sửa đổi trước khi diễn ra cuộc đàm phán chính thức.

Xem thêm:

=> 5 CÁCH THÔNG THẠO TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI CHO NHÀ QUẢN LÝ

=> 5 KHÓA HỌC TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI UY TÍN, CHẤT LƯỢNG TẠI HÀ NỘI

4. Một số mẫu câu tiếng Anh đàm phán thông dụng

null

Một số mẫu câu tiếng Anh đàm phán thông dụng

4.1 Bắt đầu đàm phán

"Let's begin by discussing..."
"Shall we start with your thoughts on...?"
"I think a good starting point would be to explore..."
"Before we dive in, let's outline our main objectives for today's discussion."

4.2 Đưa ra đề xuất

"I propose that we..."
"Our offer includes..."
"Considering our goals, we suggest that..."
"Our proposition is based on the following terms..."

4.3 Từ chối đề xuất

"That's an interesting proposal, but due to [reason], we'd like to suggest an alternative."
"We appreciate your offer, however, it doesn't quite meet our needs. Could we perhaps explore..."
"Unfortunately, we cannot accept the proposal as it stands."
"We're not comfortable with that term, could we consider...?"

4.4 Đàm phán các điều khoản

"Can we discuss the terms regarding...?"
"We'd like to negotiate the conditions for..."
"On the topic of [term], we were hoping to discuss a more flexible approach."
"Regarding [specific term], what are your thoughts on adjusting the..."

Xem thêm:

=> 8 LÝ DO DOANH NGHIỆP NÊN ĐẦU TƯ KỸ NĂNG TIẾNG ANH CHO NHÂN VIÊN

=> CÁCH DÙNG LINKEDIN HIỆU QUẢ ĐỂ ỨNG TUYỂN CÔNG VIỆC LƯƠNG CAO

4.5 Tranh luận các quan điểm

"While we understand where you're coming from, our analysis suggests..."
"We acknowledge your concerns, but would like to provide some additional insights that might..."
"I see your point, but..."
"From our perspective, it's essential that..."

4.6 Đồng ý thỏa thuận

"We're in agreement on these points."
"It looks like we have a deal."
"This aligns well with our expectations. We're happy to proceed on these grounds."
"We believe this is a fair compromise and are ready to move forward under these conditions."

4.7 Không đồng ý thỏa thuận

"It appears we have some fundamental differences that need further discussion."
"Given the current terms, we're not in a position to finalize the agreement today."
"It seems we're not ready to agree at this point."
"Unfortunately, we haven't reached an agreement."

4.8 Làm rõ các quan điểm, thỏa thuận

"Could you clarify what you mean by...?"
"Let's ensure we're on the same page regarding..."
"For clarity, when you mention [term], are you referring to...?"
"Could we go over the specifics of [item] once more to ensure there's no misunderstanding?"

4.9 Đưa ra điều kiện

"We would be more inclined to agree if there were adjustments to..."
"Our commitment would be contingent on the inclusion of..."
"We would be willing to proceed if..."
"Our agreement is contingent upon..."

4.10 Kết thúc đàm phán

"Thank you for your time, shall we recap the main points?"
"Let's conclude for today and revisit this with fresh eyes."
"I believe we've covered all the key points. Shall we summarize the agreed actions?"
"It seems we've reached a natural stopping point. How should we proceed from here?"

TÌM HIỂU THÊM

Trên đây là thông tin về cách đàm phán bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo. Nếu bạn muốn có người cùng đồng hành trong quá trình nâng cao khả năng ngoại ngữ càng sớm càng tốt, hãy tham gia các lớp học của Tiếng Anh giao tiếp Langmaster ngay hôm nay.