MÁCH BẠN 8 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH SIÊU HIỆU QUẢ!

Bạn cần sắp xếp thời gian cho rất nhiều việc, mong muốn tối ưu hóa thời gian nhưng lại không biết nên làm cách nào. Tất cả những gì bạn cần ngay lúc này chính là một kế hoạch để giải quyết lần lượt tất cả mọi thứ. Cùng Langmaster khám phá ngay các bước để lập kế hoạch siêu hiệu quả, nâng cao chất lượng cuộc sống hàng ngày qua bài viết sau nhé!

1. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên trong một khoảng thời gian nào đó. Khi đã có sẵn một bản kế hoạch trong tay, bạn có thể dễ dàng kiểm soát được thời gian, hoàn thành nhiệm vụ đặt ra đúng hạn. 

Kỹ năng lập kế hoạch là chìa khóa quan trọng để bạn dễ dàng quản lý mọi việc hàng ngày. Ví dụ như lập kế hoạch mục tiêu cho bản thân, kế hoạch kinh doanh trong mỗi quý,... đều vô cùng quen thuộc với chúng ta. 

2. Tại sao phải lập kế hoạch?

2.1 Hỗ trợ theo dõi, kiểm tra tiến độ công việc

Lập kế hoạch giúp chúng ta nắm rõ các công việc hiện tại, cũng như mức độ hoàn thành của từng mục trong dự án… Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát tiến độ, kiểm tra bất cứ lúc nào một cách dễ dàng. 

2.2 Khai thác tối đa tiềm năng của nguồn lực

Kỹ năng lập kế hoạch hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ các nguồn lực: nhân lực, tài chính… một cách hợp lý và tối ưu nhất. Nhờ vậy có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao đáng kể hiệu quả công việc.

2.3 Tăng khả năng cạnh tranh

Mỗi khi vạch ra một bản kế hoạch nào, chúng ta cũng cần phải có sự phân tích. Hiểu rõ ưu, nhược điểm của bản thân, đồng thời tìm hiểu các thông tin liên quan đến đối thủ sẽ giúp bạn hoạch định chi tiết với cái nhìn khách quan nhất.

2.4 Tạo động lực để hoàn thành

Một kế hoạch hoàn thiện, chi tiết sẽ mang đến cho chúng ta động lực rất lớn để tạm biệt sự trì hoãn, thúc đẩy bản thân cố gắng để hoàn thành từng cột mốc đã đặt ra. Ví dụ về lập kế hoạch học tập như: Bạn cần lên kế hoạch ôn tập cho các phần trong đề cương chỉ trong 1 tuần để có thể đạt kết quả cao nhất trong bài thi vào tuần tới. 

2.5 Theo dõi sự phát triển của bản thân

Thông qua một bản kế hoạch dài hạn, bạn có thể bám sát vào đó và thực hiện, thường xuyên kiểm tra xem bản thân đã hoàn thành được bao nhiêu %. Từ đó xác định mình có đang đi đúng hướng hay không để có sự điều chỉnh kịp thời. 

2.6 Quản lý quỹ thời gian hiệu quả

Với một kế hoạch được lập chỉn chu, theo thứ tự ưu tiên các công việc, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành từng việc một đúng hạn với kết quả cao nhất. Không còn sự vội vã hay những lần chạy deadline khổ sở đến tận đêm nữa nếu bạn đã có kế hoạch! 

2.7 Dự phòng cho rủi ro

Một dự án công việc có thể sẽ không diễn ra hoàn toàn suôn sẻ và cần phải có những kế hoạch dự phòng. Lập kế hoạch bài bản sẽ giúp bạn ứng phó kịp thời với mọi tình huống phát sinh có thể xảy đến.

2.8 Tạo dựng sự đoàn kết trong nội bộ

Trong công việc, để tạo ra một bản kế hoạch lâu dài cho sự phát triển của công ty cần phải có sự đóng góp ý kiến từ mọi người trong tập thể. Việc trao đổi ý kiến, bàn bạc với nhau sẽ giúp các thành viên có tinh thần đoàn kết hơn. 

Đọc thêm:

• TOP NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO SINH VIÊN
• GIẢI ĐÁP THẮC MẮC LIỆU SINH VIÊN CÓ NÊN ĐI LÀM THÊM HAY KHÔNG

3. Các phương pháp lập kế hoạch thường áp dụng

3.1 Phương pháp phân tích SWOT

Mô hình phân tích SWOT gồm 4 yếu tố Opportunities (Cơ hội), Threats (Nguy cơ), Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu). Đây là mô hình phân tích chiến lược kinh doanh được tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ ứng dụng để tìm ra được giải pháp phù hợp, khắc phục các rủi ro và điểm yếu. 

3.2 Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)

Phương pháp PERT hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công việc, dự trù chi phí và thời gian, phân bổ nguồn lực hợp lý cho một dự án, đảm bảo đúng tiến độ đã đề ra. Quá trình này gồm có 4 yếu tố là sự kiện, đường găng (critical path), chi phí và thời gian, phân bổ các nguồn lực được trình bày dưới dạng biểu đồ. 

3.3 Phương pháp chuyên gia (Professional solution)

Phương pháp này được đánh giá có tính hiệu quả rất cao khi có sự tổng hợp ý kiến từ những chuyên gia. Các chuyên gia là những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về thị trường, đưa ra ý kiến và doanh nghiệp, quản lý sẽ đưa ra quyết định.

3.4 Phương pháp Delphi: 

Phương pháp này tập hợp 3 nhóm chuyên gia thực hiện phân tích: người quyết định, phụ trách chuyên sâu và điều phối viên. Sau khi tham vấn chuyên gia sẽ đưa ra quyết định cuối cùng, thông qua hình thức bỏ phiếu kín. Phương pháp này giúp dự báo tương lai với độ chính xác tương đối cao. 

3.5 Phân tích chi phí - lợi ích (CBA): 

CBA là viết tắt của từ Cost - Benefit Analysis được sử dụng bởi chính phủ, các tổ chức nhà nước với mục đích phân tích kinh tế. Quá trình này đưa đến kết quả cuối cùng là phúc lợi cộng đồng có được tăng với khoản chi phí tương đương hay không.

4. Các bước lập kế hoạch hiệu quả

4.1 Xác định mục tiêu

Trước khi lập kế hoạch, bạn cần phải đặt ra mục tiêu mình mong muốn. Ngoài ra còn phải ước tính thời gian cần bỏ ra để hoàn thành, lường trước hậu quả nếu không đạt đúng kế hoạch. Nếu có nhiều mục tiêu cần thực hiện, bạn cần phân biệt và sắp xếp mức độ quan trọng của từng công việc và ưu tiên thứ tự tiến hành.

4.2 Liệt kê chi tiết 

Tiếp theo, để điền vào mẫu lập kế hoạch, bạn cần liệt kê các công việc bắt buộc phải làm ở từng giai đoạn từ A đến Z. Bước này đòi hỏi chúng ta phải tỉ mỉ vạch ra những gì cần làm, ngay cả việc nhỏ nhất để sắp xếp theo độ ưu tiên. 

4.3 Phân loại công việc

Để xử lý công việc hiệu quả, đúng deadline, bạn cần dựa theo tính chất quan trọng và khẩn cấp để phân chia khối lượng việc cần làm. Ngoài ra còn phải xác định thời gian dành cho từng nhóm công việc để đảm bảo đúng tiến độ.

4.4 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Các công việc được trình bày từ trên xuống dưới, với mức độ ưu tiên giảm dần. Hãy loại bỏ những việc vặt không cần thiết để lập bản kế hoạch hoàn chỉnh cuối cùng.

4.5 Phân chia công việc

Nếu là một nhóm nhiều người, bạn cần dựa theo bản kế hoạch đã lập phân chia từng công việc phù hợp với năng lực của các thành viên. Cần chú ý đặt ra thời hạn để thúc đẩy tiến độ và nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người. 

4.6 Tập trung hoàn thành công việc

Để công việc được hoàn thành đúng hạn, suôn sẻ, bạn và các thành viên cần có sự tập trung, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng. Có thể thường xuyên kiểm tra tiến độ, nghiêm túc thực hiện trong khoảng thời gian quy định để công việc sớm kết thúc.

4.7 Linh hoạt sửa đổi khi cần

Khi lập kế hoạch dài hạn, bạn cũng cần dự trù một số phương án khác nhằm có thể ứng biến kịp thời, linh hoạt điều chỉnh khi gặp sự cố để dự án, công việc không bị gián đoạn giữa chừng. 

4.8 Theo dõi quá trình thực hiện

Việc thường xuyên kiểm tra, theo dõi tiến độ công việc của bản thân và mọi người sẽ giúp bạn phát hiện ra những sai sót, bổ sung một vài ý tưởng mới và trên hết là biết được kế hoạch đã hoàn thành được bao nhiêu %, có đúng hạn hay không. 

5. Một số app lập kế hoạch tiện ích

5.1 Ưu điểm khi dùng app lập kế hoạch

App lập kế hoạch mang đến nhiều lợi ích như:

• Giám sát và quản lý đơn giản, gọn gàng
• Tìm kiếm dễ dàng, truy xuất kết quả nhanh chóng
• Phân chia công việc hiệu quả

5.2 Gợi ý một số app để lập kế hoạch

Một số app phổ biến giúp bạn lập kế hoạch nhanh - gọn - hiệu quả đáng tham khảo như: 

• Any.do: thiết kế đẹp mắt, giao diện thân thiện, khả năng đồng bộ các ghi chú trên nhiều thiết bị, phục vụ tốt cho việc lập lịch trình cá nhân. Link tải
• Evernote: giúp quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả, giao diện khoa học, hỗ trợ tốt khi lập kế hoạch công việc hàng ngày. Link tải
• Wunderlist: tính năng đặt Avatar, đính kèm audio, video,… giúp tạo kế hoạch cá nhân thú vị, dễ dàng quản lý ở dạng list. Link tải
• Trello: hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, áp dụng phổ biến vào các dự án lớn nhỏ của doanh nghiệp. Link tải

6. Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch

6.1 Đặt ra kế hoạch viển vông, phi thực tế

Lập kế hoạch có thể đặt mục tiêu cao, nhưng đồng thời cũng cần gắn liền với thực tế và không vượt quá xa năng lực hiện tại để cá nhân và tập thể duy trì động lực. 

6.2 Kế hoạch thiếu rõ ràng

Một bản kế hoạch có mục tiêu mơ hồ, phân chia công việc và thời gian bất hợp lý sẽ không thể thực hiện thành công. Bạn cần vạch ra kế hoạch càng chi tiết càng tốt, để từ đó dễ dàng phân bổ nguồn lực và đạt được kết quả mong muốn.

6.3 Không có phương án dự phòng

Đối với các dự án dài hạn, bạn không nên chủ quan mà cần lập thêm kế hoạch dự phòng để đối phó với sự cố bất ngờ.

Đọc thêm:

Trau dồi kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành công trong cuộc sống. Hy vọng bài viết trên của Langmaster sẽ giúp ích phần nào cho những ai đang muốn lập kế hoạch cho công việc, định hướng mục tiêu học tập…